YYZU Batch 1
Batch 1 Playbook Divisi
| Field | Detail |
|---|---|
| Dokumen | Batch 1 Playbook Divisi |
| Versi | v1.0 |
| Untuk | Kepala Divisi & BPH YYZU |
| Referensi | Kalender Event Batch 1 v1.1 |
| Periode Batch | 12 Juli – 15 November 2026 (18 minggu) |
| Tema | Economic & Education |
Daftar Isi
- Peran Divisi terkait di Batch 1
- Checklist per Divisi
- Timeline Persiapan Pre-batch
- Escalation Path
- Meeting BPH
- Template Laporan Divisi
1. Peran Divisi terkait di Batch 1
Divisi terkait adalah pemilik operasional divisi. Setiap divisi terkait bertanggung jawab penuh atas jalannya fungsi divisi masing-masing selama Batch 1 berlangsung.
Tanggung Jawab Utama
- Pemilik operasional divisi, pastikan semua fungsi divisi berjalan lancar
- Bertanggung jawab atas deliverable divisi, setiap output divisi adalah tanggung jawab divisi terkait
- Koordinasi dengan Koordinator Umum, lapor status, eskalasi blocker, dan sinkronisasi antar-divisi
- Pastikan semua task divisi terlaksana tepat waktu, gunakan checklist di bawah sebagai panduan
Prinsip Kerja Divisi terkait
- Delegasi yang jelas, setiap task punya PIC, bukan hanya "divisi"
- Proaktif, bukan reaktif, antisipasi masalah sebelum jadi blocker
- Komunikasi rutin, update status mingguan di BPH sync
- Dokumentasi, catat semua yang terjadi, jangan andalkan ingatan
2. Checklist per Divisi
Divisi SDM
Pre-batch (sebelum 12 Juli):
- Siapkan materi onboarding
- Koordinasi dengan mentor untuk jadwal
- Siapkan survei kepuasan
- Siapkan template assessment
During batch:
- Jalankan Onboarding Session (W1, 18 Juli)
- Koordinasi mentor availability sepanjang batch
- Jalankan Feedback Session (W17)
- Distribusi & analisis survei kepuasan
- Assessment coordination (evidence-based, binary pass/fail)
Post-batch:
- Proses hasil assessment seluruh peserta
- Rekap kehadiran seluruh event
- Laporan evaluasi batch ke Koordinator Umum
Divisi Event & Planning
Pre-batch (sebelum 12 Juli):
- Finalize kalender event (32 event total)
- Booking platform/hosting event (Discord/Google Meet)
- Siapkan template undangan & pengingat
- Koordinasi PIC per event sesuai matriks
During batch:
- Eksekusi semua 32 event sesuai jadwal
- Absensi setiap event (default: Selasa/Kamis 20:00 WIB, Sabtu 16:00 WIB)
- Dokumentasi event (foto, notulensi)
- Koordinasi dengan narasumber Industry Sharing
- Run of show Demo Day (31 Oktober)
Post-batch:
- Arsip semua dokumentasi event
- Laporan pelaksanaan event (jumlah, kehadiran, feedback)
- Retrospektif divisi, apa yang bisa diperbaiki
Divisi Product & PM
Pre-batch (sebelum 12 Juli):
- Siapkan Kanban board template (Trello/Notion/Linear)
- Siapkan brief Mini Project & Collaborative Project
- Siapkan template sprint planning
During batch:
- Jalankan Mini Project Kickoff (W3, 29 Juli)
- Jalankan Collab Project Kickoff (W9, 9 September)
- Workshop Scrumban & sprint ceremonies
- Sprint Review + Retro facilitation setiap akhir sprint
- Monitor progres project via board
Post-batch:
- Rekap project completion rate
- Evaluasi proses Scrumban, efektif atau perlu penyesuaian
Catatan Penting:
- Mini Project: tim (2-4 orang, bisa 1 track saja), W3–W8 (deadline 6 September)
- Collaborative Project: tim 4 orang (1 PL + 3 anggota, role bebas disesuaikan kebutuhan project), wajib lintas track, W9–W18 (presentasi di Demo Day W16, 31 Oktober)
Divisi Learning & Curriculum
Pre-batch (sebelum 12 Juli):
- Siapkan materi Learning Sprint (W1–W2)
- Siapkan workshop materials (6 workshop sepanjang batch)
- Koordinasi dengan mentor untuk content review
- Siapkan study group guides
During batch:
- Jalankan Workflow Simulation (W2)
- Deliver 6 workshops sepanjang batch
- Facilitate study groups
- Code/Design Review coordination dengan mentor
- Technical Discussion facilitation
Post-batch:
- Evaluasi kurikulum, efektivitas materi
- Update materi untuk Batch 2 berdasarkan feedback
Divisi Media & Branding
Pre-batch (sebelum 12 Juli):
- Desain materi promosi Batch 1
- Siapkan template showcase (Demo Day)
- Setup media sosial untuk batch content (Instagram, LinkedIn, dll.)
During batch:
- Dokumentasi foto/video setiap event
- Publish konten batch di media sosial secara rutin
- Koordinasi Batch Showcase (W17)
- Dokumentasi Demo Day (31 Oktober): foto, video, live coverage
Post-batch:
- Produksi highlight video batch
- Publish recap batch di semua kanal
- Portofolio showcase untuk keperluan organisasi
Divisi Kemitraan
Pre-batch (sebelum 12 Juli):
- Identifikasi & undang narasumber Industry Sharing (3 orang)
- Koordinasi dengan mitra untuk Demo Day
- Siapkan MoU/kerja sama jika ada
During batch:
- Jalankan 3 Industry Sharing sessions
- Koordinasi kehadiran mitra di Demo Day (31 Oktober)
- Follow-up mitra pasca setiap event
Post-batch:
- Laporan kemitraan, siapa, kontribusi, feedback
- Evaluasi mitra, lanjut atau tidak untuk Batch 2
3. Timeline Persiapan Pre-batch
| Tanggal | Task | PIC | Status |
|---|---|---|---|
| 1–7 Juli | Finalisasi semua dokumen batch | Semua divisi terkait | ☐ |
| 1–7 Juli | Finalisasi kalender event 32 event | Event & Planning | ☐ |
| 1–7 Juli | Siapkan materi onboarding & assessment | SDM | ☐ |
| 1–7 Juli | Siapkan brief Mini Project & Collab Project | Product & PM | ☐ |
| 1–7 Juli | Siapkan materi Learning Sprint & workshop | Learning & Curriculum | ☐ |
| 1–7 Juli | Desain materi promosi | Media & Branding | ☐ |
| 1–7 Juli | Konfirmasi narasumber Industry Sharing | Kemitraan | ☐ |
| 8–11 Juli | Setup platform event (Discord, Google Meet) | Event & Planning | ☐ |
| 8–11 Juli | Setup Kanban board & tools kolaborasi | Product & PM | ☐ |
| 8–11 Juli | Publish materi promosi | Media & Branding | ☐ |
| 8–11 Juli | Final check semua persiapan | Koordinator Umum | ☐ |
| 12 Juli | Batch 1 dimulai! | Semua | ☐ |
4. Escalation Path
Jika ada masalah yang tidak bisa diselesaikan di level divisi, ikuti jalur eskalasi berikut:
Talenta → Project Leader → Mentor → Divisi terkait → Koordinator Umum → Founder| Level | Siapa | Kapan Eskalasi |
|---|---|---|
| 1 | Talenta | Coba selesaikan sendiri atau tanya tim |
| 2 | Project Leader | Masalah teknis dalam project |
| 3 | Mentor | Butuh guidance expertise |
| 4 | Divisi terkait | Masalah operasional divisi |
| 5 | Koordinator Umum | Blocker antar-divisi atau keputusan strategis |
| 6 | Founder | Keputusan organisasi tingkat tertinggi |
Aturan Eskalasi:
- Eskalasi naik satu level, jangan skip level
- Sertakan konteks & solusi yang sudah dicoba saat eskalasi
- Eskalasi bukan kelemahan, itu tanda manajemen yang baik
5. Meeting BPH
| Item | Detail |
|---|---|
| Frekuensi | Weekly sync, setiap Senin |
| Waktu | 20:00 WIB |
| Durasi | 30 menit |
| Platform | Discord / Google Meet |
| Peserta | Semua divisi terkait + Koordinator Umum |
Agenda Meeting BPH
- Check-in (2 menit): kabar singkat tiap divisi terkait
- Status update per divisi (15 menit): selesai, dalam proses, blocker
- Cross-divisi coordination (8 menit): butuh kolaborasi antar divisi?
- Action items (5 menit): siapa mengerjakan apa sebelum minggu depan
Tips Meeting Efektif:
- Tepat waktu, mulai dan selesai sesuai jadwal
- Fokus pada blocker dan kebutuhan, bukan cerita panjang
- Catat action items dengan PIC dan deadline
- Kirim notulensi dalam 1×24 jam
6. Template Laporan Divisi
Gunakan template berikut untuk laporan mingguan ke Koordinator Umum:
Laporan Divisi [Nama Divisi]
Periode: Minggu [X] (tanggal - tanggal)
Selesai:
- [Task yang sudah selesai]
- [Task yang sudah selesai]
Dalam proses:
- [Task yang sedang dikerjakan], progress [X%]
- [Task yang sedang dikerjakan], target selesai [tanggal]
Blocker:
- [Masalah yang menghambat], dampak: [apa]
- [Masalah yang menghambat], butuh: [apa]
Butuh bantuan:
- [Permintaan ke Koordinator Umum / divisi lain]
- [Permintaan ke Koordinator Umum / divisi lain]
Minggu depan:
- [Rencana utama minggu depan]
- [Rencana utama minggu depan]Kapan Mengirim:
- Setiap Senin sore sebelum BPH sync (deadline: 19:00 WIB)
- Kirim ke channel BPH atau langsung ke Koordinator Umum
Referensi Cepat
Key Dates Batch 1
| Tanggal | Event |
|---|---|
| 12 Juli | Batch 1 Start |
| 18 Juli | Onboarding Session |
| 29 Juli | Mini Project Kickoff |
| 6 September | Mini Project Deadline |
| 9 September | Collaborative Project Kickoff |
| 31 Oktober | Demo Day |
| 15 November | Closing Ceremony |
Default Schedule Event
| Hari | Waktu | Keterangan |
|---|---|---|
| Selasa | 20:00 WIB | Weekday session |
| Kamis | 20:00 WIB | Weekday session |
| Sabtu | 16:00 WIB | Weekend session |
PIC per Event (Quick Reference)
| Event | PIC Utama | PIC Pendamping |
|---|---|---|
| Onboarding | SDM | Event |
| Feedback Session | SDM | Event |
| Mini Project Kickoff | PM | Event |
| Collab Project Kickoff | PM | Event |
| Study Groups | Learning | Event |
| Code/Design Review | Learning | Event |
| Workshops | Learning | PM |
| Industry Sharing | Event | Kemitraan |
| Mentor Sharing | Mentor | Event |
| Batch Showcase | Event | Media |
| Demo Day | Event | Koordinator Umum |
| Closing Ceremony | Event | Koordinator Umum |
Ingat: Playbook ini adalah panduan hidup. Jika ada yang perlu disesuaikan selama batch berlangsung, diskusikan di BPH sync dan update dokumen ini.
Dokumen ini milik bersama BPH YYZU.