Event di YYZU bukan sekadar acara rutin yang harus dilaksanakan. Setiap kegiatan dirancang untuk menciptakan pengalaman belajar yang bermakna bagi anggota, sekaligus memperkuat ekosistem secara keseluruhan. Dokumen ini menjadi panduan operasional bagi Divisi Event & Planning dalam merancang, mengeksekusi, dan mengevaluasi seluruh kegiatan YYZU.

Daftar Isi

1. Jenis Kegiatan YYZU
2. SOP Perencanaan Event
3. Template & Dokumen Pendukung
4. Mekanisme Koordinasi Antar Divisi
5. Evaluasi & Pelaporan
6. SLA & Batasan Tanggung Jawab
7. Budget & Logistik
8. Handling Narasumber
9. Platform & Tools
10. Risk Management
11. Contoh Rundown per Jenis Event
12. Panduan Dokumentasi
13. Kalender Event Batch
14. Referensi Dokumen Terkait

---

1. Jenis Kegiatan YYZU

Kegiatan di YYZU dibagi menjadi tiga klaster berdasarkan sifat dan tujuannya:

Klaster A: Learning & Sharing

Kegiatan berbasis pengetahuan yang tidak menghasilkan deliverable teknis.

Kegiatan	Durasi	Frekuensi	PIC Default
Study Group	60-120 menit	Sesuai kebutuhan	Divisi yang relevan
Workshop	2-4 jam	Per batch	Divisi/Mentor
Industry Sharing	60-90 menit	Bulanan	BPH/Divisi
Career Preparation	20-90 menit	Per batch	Divisi SDM
Technical Discussion	30-60 menit	Sesuai kebutuhan	Inisiator

Klaster B: Review & Simulation

Kegiatan berbasis praktik terbatas menggunakan artefak nyata.

Kegiatan	Durasi	Frekuensi	PIC Default
Code Review (standalone)	30-60 menit	Sesuai kebutuhan	Reviewer
Design Review (standalone)	30-60 menit	Sesuai kebutuhan	Reviewer
Portfolio Review	30-45 menit per member	Per batch	Divisi SDM/Mentor
Workflow Simulation	60-120 menit	Per batch	Divisi PM

Klaster C: Showcase & Community

Kegiatan yang memamerkan hasil kerja dan memperkuat komunitas.

Kegiatan	Durasi	Frekuensi	PIC Default
Demo Day	2-3 jam	Akhir batch	Divisi PM + Event
Batch Showcase	1-2 jam	Akhir batch	Event + Media
Community Meetup	2-3 jam	Per semester	Event + Partnership
Onboarding Session	1-2 jam	Awal batch	Divisi SDM + Event

---

2. SOP Perencanaan Event

Setiap event wajib mengikuti tahapan berikut:

Tahap 1: Ideasi & Proposal (H-21 sampai H-14)

1. PIC mengajukan proposal event ke Koordinator Umum berisi:
   • Tujuan dan target peserta
   • Jenis kegiatan (Klaster A/B/C)
   • Timeline persiapan
   • Kebutuhan sumber daya (venue, tools, narasumber)
   • Estimasi budget (jika ada)
2. Koordinator Umum menyetujui atau meminta revisi dalam 3 hari kerja.
3. Jika disetujui, PIC membuat task di project board.

Tahap 2: Persiapan (H-14 sampai H-3)

1. PIC menyusun rundown detail event.
2. PIC mengkoordinasikan kebutuhan dengan divisi terkait:
   • Media & Branding: materi publikasi, desain poster
   • Partnership: undangan narasumber eksternal (jika ada)
   • Learning & Curriculum: materi teknis (jika workshop/study group)
3. PIC memastikan venue/platform sudah dikonfirmasi.
4. PIC menyebarkan undangan minimal H-5.

Tahap 3: Pelaksanaan (H-0)

1. PIC melakukan pengecekan final 1 jam sebelum event.
2. PIC memastikan:
   • Materi presentasi sudah siap
   • Venue/platform sudah aktif
   • Narasumber sudah konfirmasi kehadiran
   • Dokumentasi sudah disiapkan (screen recording, foto)
3. PIC membuka dan menutup sesi sesuai rundown.
4. PIC mencatat hal-hal penting selama sesi berlangsung.

Tahap 4: Evaluasi (H+1 sampai H+7)

1. PIC mengirimkan survei kepuasan peserta (maksimal 5 pertanyaan).
2. PIC menyusun laporan evaluasi event berisi:
   • Jumlah peserta aktual vs target
   • Skor kepuasan rata-rata
   • Temuan dan rekomendasi perbaikan
   • Dokumentasi (link rekaman, foto, materi)
3. Laporan diserahkan ke Koordinator Umum dan diarsipkan di Notion.

---

3. Template & Dokumen Pendukung

Template Proposal Event

# Proposal Event: [Nama Event]

## 1. Informasi Dasar
- **Tanggal:** [DD/MM/YYYY]
- **Waktu:** [HH:MM - HH:MM]
- **Platform/Venue:** [Online/Offline + Detail]
- **PIC:** [Nama]
- **Target Peserta:** [Jumlah + Segmentasi]

## 2. Tujuan
[Tuliskan 1-2 tujuan spesifik yang ingin dicapai]

## 3. Rundown
| Waktu | Aktivitas | Penanggung Jawab |
|---|---|---|
| HH:MM | Pembukaan | PIC |
| HH:MM | [Sesi 1] | [Nama] |
| HH:MM | Penutupan | PIC |

## 4. Kebutuhan Sumber Daya
- [ ] Venue/Platform
- [ ] Materi presentasi
- [ ] Narasumber
- [ ] Dokumentasi
- [ ] Budget (jika ada)

## 5. Rencana Publikasi
- Poster: H-5
- Pengumuman di Discord: H-3
- Reminder: H-1

Template Evaluasi Event

# Evaluasi Event: [Nama Event]

## Data Event
- Tanggal:
- Jumlah Peserta (Target):
- Jumlah Peserta (Aktual):

## Skor Kepuasan (1-5)
| Aspek | Skor |
|---|---|
| Relevansi materi | |
| Kualitas narasumber/fasilitator | |
| Kelancaran acara | |
| Manfaat untuk pengembangan diri | |
| Keseluruhan | |

## Temuan
- Apa yang berjalan baik:
- Apa yang perlu diperbaiki:

## Rekomendasi
[Tuliskan 1-3 rekomendasi konkret untuk event berikutnya]

---

4. Mekanisme Koordinasi Antar Divisi

Kebutuhan	Divisi Terkait	SLA Respons	Mekanisme
Materi publikasi, poster	Media & Branding	3 hari kerja	Brief via Discord channel
Narasumber eksternal	Partnership	5 hari kerja	Formal request ke Koordinator Umum
Materi teknis workshop	Learning & Curriculum	3 hari kerja	Koordinasi langsung
Venue/platform	Event & Planning	-	PIC langsung mengelola
Dokumentasi foto/video	Media & Branding	1 hari kerja	Brief via Discord channel
Logistik (snack, alat)	Event & Planning	-	PIC langsung mengelola

---

5. Evaluasi & Pelaporan

Metrik Keberhasilan Event

Metrik	Target	Cara Ukur
Kehadiran peserta	Minimal 70% dari target	Absensi
Skor kepuasan	Minimal 4/5	Survei pasca-event
Kelengkapan dokumentasi	100%	Checklist
Ketepatan waktu	Maksimal 15 menit delay	Catatan PIC

Pelaporan Berkala

Divisi Event & Planning wajib menyerahkan:

• Laporan per-event: H+7 setelah event
• Ringkasan batch: di akhir setiap batch, berisi rekap seluruh event yang dilaksanakan

---

6. SLA & Batasan Tanggung Jawab

SLA Divisi Event & Planning

Komitmen	SLA
Respon proposal event	3 hari kerja
Rundown final	H-7 sebelum event
Publikasi event	H-5 sebelum event
Laporan evaluasi	H+7 setelah event

Batasan Tanggung Jawab

Divisi Event & Planning tidak bertanggung jawab atas:

• Materi teknis (tanggung jawab Learning & Curriculum)
• Narasumber eksternal (tanggung jawab Partnership)
• Konten publikasi visual (tanggung jawab Media & Branding)
• Keputusan terkait kurikulum atau assessment
• Pengelolaan proyek member

---

7. Budget & Logistik

Template Budget Event

# Budget Event: [Nama Event]

| Item | Estimasi | Aktual | Keterangan |
|---|---|---|---|
| Venue/Platform | Rp | Rp | |
| Snack/Konsumsi | Rp | Rp | Jumlah peserta x harga/pax |
| Merchandise/Doorprize | Rp | Rp | Opsional |
| Cetak (poster, sertifikat) | Rp | Rp | |
| Transport narasumber | Rp | Rp | Jika offline |
| Lain-lain | Rp | Rp | |
| **TOTAL** | **Rp** | **Rp** | |

Mekanisme Pengajuan Budget

1. PIC mengisi template budget dan mengajukan ke Koordinator Umum bersamaan dengan proposal event.
2. Koordinator Umum menyetujui atau meminta penyesuaian dalam 3 hari kerja.
3. Budget di atas Rp25.000.000 wajib mendapat persetujuan DWA.
4. Setelah event, PIC menyerahkan laporan realisasi budget (estimasi vs aktual).

Checklist Logistik

• Venue/platform sudah dikonfirmasi
• Konsumsi sudah dipesan (jika offline)
• Alat presentasi sudah disiapkan (proyektor, speaker, mic)
• Merchandise/doorprize sudah disiapkan (jika ada)
• Sertifikat sudah disiapkan (jika ada)
• Dokumentasi sudah disiapkan (kamera, screen recording)

---

8. Handling Narasumber

Template Undangan Narasumber

Subject: Undangan Narasumber - [Nama Event] YYZU

Yth. Bapak/Ibu [Nama],

Kami dari YYZU (Collaborative Technology Ecosystem) ingin mengundang Bapak/Ibu sebagai narasumber dalam kegiatan kami:

📅 Tanggal: [DD/MM/YYYY]
⏰ Waktu: [HH:MM - HH:MM WIB]
📍 Platform: [Online/Offline + Detail]
👥 Peserta: [Jumlah + segmentasi]
🎤 Topik: [Topik yang diharapkan]

[Konteks singkat tentang YYZU dan tujuan event]

Apakah Bapak/Ibu berkenan untuk berpartisipasi? Kami sangat menghargai kontribusi Bapak/Ibu dalam pengembangan talenta teknologi Indonesia.

Terima kasih.

Hormat kami,
[Nama PIC]
Divisi Event & Planning YYZU
[Email/WhatsApp]

Checklist Konfirmasi Narasumber

• Kirim undangan minimal H-14
• Follow-up jika belum ada respons dalam 3 hari
• Konfirmasi ulang H-3 sebelum event
• Kirim rundown dan teknis presentasi H-2
• Kirim reminder H-1
• Siapkan narasumber cadangan jika batal

SOP Pembatalan Narasumber

1. Jika narasumber batal H-3 atau lebih, PIC segera mencari pengganti.
2. Jika narasumber batal H-1 atau H-0, PIC menginformasikan peserta dan menjadwal ulang atau mengganti format event.
3. PIC melaporkan pembatalan ke Koordinator Umum.

---

9. Platform & Tools

Platform yang Digunakan

Jenis Event	Platform Utama	Alternatif	Cara Setup
Online - Webinar	Google Meet	Zoom	Buat link di Google Calendar, share ke peserta
Online - Workshop	Discord (voice channel)	Google Meet	Buat voice channel khusus, share screen
Online - Study Group	Discord (voice channel)	-	Gunakan channel yang sudah ada
Offline - Workshop	Venue kampus/ruangan	-	Konfirmasi venue H-7
Offline - Meetup	Kafe/coworking space	-	Survey venue H-14

Checklist Teknis Platform Online

• Link meeting sudah dibuat dan diuji
• Waiting room / lobby sudah dikonfigurasi
• Screen sharing sudah diuji
• Recording sudah diaktifkan (jika diperlukan)
• Backup platform sudah disiapkan (jika utama gagal)
• Moderator sudah ditunjuk untuk mengelola chat

Troubleshooting Dasar

Masalah	Solusi
Narasumber tidak bisa join	Kirim link alternatif via WhatsApp
Audio tidak keluar	Minta peserta cek microphone dan speaker
Screen sharing gagal	Minta narasumber restart aplikasi
Koneksi internet putus	Pindah ke platform alternatif
Peserta terlalu banyak	Pindah ke platform dengan kapasitas lebih besar

---

10. Risk Management

Daftar Risiko Umum

Risiko	Dampak	Mitigasi
Narasumber batal mendadak	Event batal atau kualitas menurun	Siapkan narasumber cadangan, miliki materi backup
Teknis platform gagal	Peserta tidak bisa join	Siapkan platform alternatif, lakukan test H-1
Peserta sedikit (< 50% target)	Dampak event berkurang	Perkuat promosi, perpanjang deadline pendaftaran
Materi tidak siap	Sesu kosong atau terburu-buru	Minta materi dari narasumber minimal H-3
Konflik jadwal dengan event lain	Peserta terpecah	Cek kalender ekosistem sebelum menetapkan jadwal
Hujan/bencana (offline)	Peserta tidak datang	Siapkan rencana pindah ke online

SOP Penanganan Darurat

1. Narasumber batal H-0: PIC segera menginformasikan peserta, menawarkan alternatif (reschedule atau format diskusi).
2. Platform down: Moderator menginformasikan peserta untuk pindah ke platform alternatif.
3. Peserta < 30% target: Event tetap dilaksanakan, PIC mencatat untuk evaluasi promosi.

---

11. Contoh Rundown per Jenis Event

Contoh: Workshop (3 jam)

Waktu	Aktivitas	Penanggung Jawab
09:00 - 09:15	Pembukaan & perkenalan	PIC
09:15 - 10:00	Sesi 1: Materi dasar	Narasumber
10:00 - 10:15	Break	-
10:15 - 11:00	Sesi 2: Hands-on practice	Narasumber
11:00 - 11:30	Sesi 3: Q&A dan diskusi	Narasumber + PIC
11:30 - 11:45	Evaluasi & penutupan	PIC

Contoh: Industry Sharing (90 menit)

Waktu	Aktivitas	Penanggung Jawab
19:00 - 19:10	Pembukaan & perkenalan narasumber	PIC
19:10 - 19:50	Presentasi narasumber	Narasumber
19:50 - 20:20	Q&A session	Moderator
20:20 - 20:30	Closing & dokumentasi	PIC

Contoh: Study Group (2 jam)

Waktu	Aktivitas	Penanggung Jawab
19:00 - 19:10	Pembukaan & agenda	Fasilitator
19:10 - 19:50	Presentasi topik	Fasilitator
19:50 - 20:00	Break	-
20:00 - 20:40	Diskusi & latihan bersama	Seluruh peserta
20:40 - 20:50	Ringkasan & action items	Fasilitator
20:50 - 21:00	Evaluasi	PIC

---

12. Panduan Dokumentasi

Checklist Dokumentasi Event

• Screenshot/screen recording sesi (jika online)
• Foto kegiatan (jika offline, minimal 5 foto)
• Notulensi atau ringkasan sesi
• Daftar hadir peserta
• Link materi presentasi narasumber
• Hasil survei kepuasan

Standar Penyimpanan

Dokumen	Lokasi Penyimpanan	Format
Proposal event	Notion - Event Calendar	Markdown
Materi presentasi	Notion - Event Calendar	Link/PDF
Dokumentasi foto/video	Google Drive / Discord	Folder per event
Laporan evaluasi	Notion - Event Calendar	Markdown
Survei kepuasan	Google Form / Notion	Link

Template Ringkasan Event

# Ringkasan Event: [Nama Event]

## Data Dasar
- Tanggal: [DD/MM/YYYY]
- Waktu: [HH:MM - HH:MM]
- Platform: [Online/Offline]
- Peserta (Target): [jumlah]
- Peserta (Aktual): [jumlah]

## Narasumber
- Nama: [nama]
- Latar belakang: [singkat]
- Topik: [topik]

## Poin Penting
- [Poin 1]
- [Poin 2]
- [Poin 3]

## Skor Kepuasan
- Rata-rata: [X]/5
- Jumlah responden: [N]

## Dokumentasi
- Foto/video: [link]
- Materi: [link]
- Rekaman: [link]

## Rekomendasi untuk Event Berikutnya
- [Rekomendasi 1]
- [Rekomendasi 2]

---

---

13. Kalender Event Batch

Kalender event adalah panduan bagi Divisi Event & Planning dalam merencanakan kegiatan sepanjang siklus batch. Setiap batch memiliki event wajib (milestone) dan event opsional. Untuk kalender lengkap, template penjadwalan, dan aturan penjadwalan, lihat sub-halaman: 📆 Kalender Event Batch YYZU.

Ringkasan Event Wajib

Fase	Event	Minggu
Onboarding	Onboarding Session	Minggu 0
Learning Sprint	Kickoff, Study Group x2, Industry Sharing	Minggu 1-2
Mini Project	Kickoff, Workshop, Code Review, Sprint Review	Minggu 3-8
Collaborative Project	Kickoff, Workshop, Portfolio Review	Minggu 9-18
Closing	Demo Day, Batch Showcase	Minggu 17-18

---

Referensi Dokumen Terkait

• Panduan Peran YYZU - Definisi peran Event Organizer & Planner
• 📆 Kalender Event Batch YYZU - Template kalender event per batch
• YYZU Learning Architecture - Blueprint induk pendidikan
• Skema Project Management - Framework eksekusi proyek (Demo Day, Sprint Ceremony)
• Skema Mentoring - Mekanisme mentoring (sesi yang melibatkan Mentor)
• Skema Media & Branding YYZU - SOP publikasi event
• Glosarium YYZU - Definisi seluruh istilah ekosistem