Panduan & Sumber Daya
Dokumen ini memberikan gambaran tools yang digunakan di YYZU. Kamu tidak perlu langsung menguasai semuanya. Mulai dari Discord dan Notion - dua tool yang akan kamu gunakan setiap hari.
Pendahuluan
Dokumen ini menetapkan standar penggunaan tools dan platform digital di ekosistem YYZU. Seluruh anggota, pengurus, dan mentor wajib menggunakan tools yang tercantum di sini untuk menjaga konsistensi kolaborasi dan meniru workflow industri.
| Field | Value |
|---|
| Tipe Dokumen | Standar Operasional - Living Document |
| Owner | BPH YYZU |
| Berlaku untuk | Seluruh anggota, pengurus, dan mentor YYZU |
| Review | Per batch atau sesuai RFC |
| Approved by | Ghaniyyir Rahman Sudarsono (Founder YYZU) |
| Status | v1.0 - Active |
Komunikasi
| Tool | Tujuan | Siapa yang Menggunakan | Cara Mendapatkan Akses |
|---|
| Discord | Komunikasi utama ekosistem (chat, voice, async) | Seluruh anggota, pengurus, mentor | Undangan otomatis saat onboarding |
| Google Meet | Meeting formal, mentoring live, demo | Pengurus, mentor, anggota (sesuai jadwal) | Link dibuat oleh PIC event |
Project Management
| Tool | Tujuan | Siapa yang Menggunakan | Cara Mendapatkan Akses |
|---|
| Notion | Dokumentasi, knowledge base, event calendar | Seluruh anggota, pengurus | Undangan otomatis saat onboarding |
| Notion Board (Kanban) | Kanban Board per kelompok (gunakan Notion Board sebagai default; Trello hanya jika ada kebutuhan khusus) | Anggota dalam project | Dibuat oleh Divisi PM saat project dimulai |
Development
| Tool | Tujuan | Siapa yang Menggunakan | Cara Mendapatkan Akses |
|---|
| GitHub | Repositori kode, PR review, CI/CD | Developer, PM | Invite ke organisasi GitHub YYZU |
| Figma | Desain UI/UX kolaboratif | Designer, PM | Invite ke team Figma YYZU |
| Vercel / Netlify | Deployment staging & production | Developer | Akses diberikan oleh Divisi PM per project |
Dokumentasi & Kolaborasi
| Tool | Tujuan | Siapa yang Menggunakan | Cara Mendapatkan Akses |
|---|
| Google Drive | File sharing, backup dokumentasi | Seluruh anggota | Akses ke folder shared YYZU |
| Google Form | Survei evaluasi, pendaftaran | Pengurus | Dibuat sesuai kebutuhan |
| Kebutuhan | Tool yang Digunakan | Catatan |
|---|
| Komunikasi harian | Discord | Chat, voice, async |
| Dokumentasi & wiki | Notion | Semua dokumen resmi YYZU |
| Tracking tugas project | Notion Board (Kanban) | Default untuk semua project |
| Kode & version control | GitHub | PR review, CI/CD |
| Desain UI/UX | Figma | Kolaboratif, real-time |
| Meeting & mentoring | Google Meet | Link dari PIC event |
| File sharing | Google Drive | Backup & folder shared |
Panduan Setup Singkat
Discord
- Buat akun Discord jika belum punya
- Terima undangan server YYZU (dikirim otomatis saat onboarding)
- Atur nickname sesuai format: Nama - Track (contoh: Budi - Web Dev)
- Baca channel #rules dan #announcements
Notion
- Buat akun Notion dengan email yang sama dengan onboarding
- Terima undangan workspace YYZU
- Bookmark halaman utama YYZU Ecosystem Project
- Mulai dari halaman "Tentang YYZU" untuk memahami struktur dokumen
GitHub
- Buat akun GitHub jika belum punya
- Terima invite ke organisasi GitHub YYZU
- Atur SSH key atau Personal Access Token
- Pastikan profile GitHub lengkap (foto, bio, link portfolio)
Akses & Administrasi
Siapa yang Mengelola Akses?
| Tool | Admin Utama | Backup Admin |
|---|
| Discord | Koordinator Umum | Divisi Media & Branding |
| Notion | Founder YYZU | Koordinator Umum |
| GitHub | Divisi PM | Founder YYZU |
| Figma | Divisi PM | Divisi Media & Branding |
| Google Drive | Koordinator Umum | Divisi SDM |
Keamanan Akun
- Seluruh akun organisasi wajib menggunakan Two-Factor Authentication (2FA) sesuai AD Pasal 28.
- Password akun organisasi tidak boleh dibagikan melalui chat. Gunakan password manager.
- Akses dicabut otomatis saat keanggotaan berakhir sesuai ART Pasal 10.
SLA Dukungan Teknis
| Masalah | Siapa yang Menangani | SLA Penyelesaian |
|---|
| Tidak bisa akses Discord | Divisi Media & Branding | 1 hari kerja |
| Tidak bisa akses Notion | Koordinator Umum | 1 hari kerja |
| Tidak bisa akses GitHub | Divisi PM | 1 hari kerja |
| Masalah teknis project (deploy, CI/CD) | Divisi PM + Mentor | 2 hari kerja |
| Akun diretas / compromised | Koordinator Umum + Founder | Segera (maksimal 1x24 jam) |
Troubleshooting FAQ
Tidak bisa akses Discord? Pastikan kamu sudah menerima undangan dan akun Discord kamu aktif. Hubungi Divisi Media & Branding.
Notion error atau tidak bisa edit? Coba refresh halaman. Jika masih bermasalah, cek apakah kamu sudah diundang ke workspace. Hubungi Koordinator Umum.
GitHub permission denied? Pastikan kamu sudah accept invite ke organisasi YYZU dan SSH key sudah ter-setup. Hubungi Divisi PM.
Lupa password akun organisasi? Jangan pernah share password di chat. Gunakan password manager. Hubungi admin tool terkait untuk reset.
Referensi Dokumen Terkait
Owner: BPH YYZU - Approved by: Founder YYZU - Review: Per batch - Status: v1.0 - Active
