Koordinator Umum adalah nadi operasional YYZU - bukan sekadar pemimpin rapat, melainkan penyelaras seluruh divisi BPH agar bergerak ke arah yang sama. Peran ini membutuhkan kemampuan manajerial, komunikasi lintas divisi, dan pengambilan keputusan di bawah tekanan. Dokumen ini menjadi panduan operasional bagi Koordinator Umum dalam menjalankan tugasnya sehari-hari.

Daftar Isi

1. Tanggung Jawab Inti
2. Mekanisme Rapat BPH
3. Koordinasi Lintas Divisi
4. Mekanisme Approval & Keputusan
5. Eskalasi ke Dewan Wali Amanat
6. Komunikasi dengan Stakeholder
7. Checklist Mingguan & Bulanan
8. Suksesi & Pergantian
9. Template Dokumen
10. Referensi Dokumen Terkait

---

1. Tanggung Jawab Inti

Koordinator Umum bertanggung jawab atas:

1. Koordinasi divisi - memastikan seluruh divisi BPH berjalan sinkron dan tidak tumpang tindih
2. Pengambilan keputusan operasional - menentukan arah kebijakan harian yang tidak memerlukan persetujuan DWA
3. Pemantauan KPI - memastikan target organisasi tercapai setiap batch
4. Komunikasi eksternal - mewakili BPH dalam komunikasi dengan Founder, DWA, dan pihak luar
5. Tata kelola - menjaga transparansi dan akuntabilitas seluruh keputusan BPH

---

2. Mekanisme Rapat BPH

Jenis Rapat

Jenis	Frekuensi	Durasi	Peserta	Agenda
Rapat Koordinasi Rutin	Mingguan	60-90 menit	Seluruh kepala divisi	Laporan progres, diskusi kendala, keputusan minggu ini
Rapat Evaluasi	Bulanan	90-120 menit	Seluruh kepala divisi	Review KPI, evaluasi program, perencanaan bulan depan
Rapat Darurat	Sewaktu-waktu	30-60 menit	Divisi terkait	Penanganan isu kritis yang tidak bisa tunggu jadwal rutin
Rapat Perencanaan Batch	Per batch	2-3 jam	Seluruh BPH + Founder	Perencanaan program batch, alokasi sumber daya, target KPI

SOP Rapat Koordinasi Rutin

Sebelum Rapat (H-1):

1. Koordinator Umum mengirimkan agenda rapat ke seluruh kepala divisi
2. Setiap kepala divisi menyiapkan laporan singkat (progres, kendala, rencana)
3. Koordinator Umum menyiapkan daftar keputusan yang perlu diambil Selama Rapat:
4. Koordinator Umum membuka rapat dan memastikan kuorum terpenuhi (minimal 2/3 kepala divisi)
5. Setiap divisi melaporkan dalam format: selesai minggu ini, rencana minggu depan, kendala
6. Diskusi kendala dan pengambilan keputusan
7. Koordinator Umum merangkum keputusan dan action items
8. Notulensi dicatat oleh sekretaris atau Koordinator Umum sendiri Setelah Rapat (H+1):
9. Notulensi disebarkan ke seluruh BPH via Discord
10. Action items di-assign ke PIC masing-masing
11. Follow-up kendala yang belum terselesaikan

---

3. Koordinasi Lintas Divisi

Matriks Ketergantungan Divisi

Divisi	Bergantung pada	Untuk
Event & Planning	Media & Branding	Publikasi event
Event & Planning	Partnership	Narasumber eksternal
Event & Planning	Learning & Curriculum	Materi workshop
Divisi SDM	Learning & Curriculum	Kurikulum onboarding
Divisi SDM	Divisi PM	Data kontribusi member
Divisi PM	Partnership	Brief dari mitra industri
Divisi PM	Divisi SDM	Penanganan free rider
Media & Branding	Event & Planning	Informasi event untuk dipublikasi
Media & Branding	Divisi PM	Showcase project untuk konten
Partnership	Koordinator Umum	Approval MoU/PKS

Cara Menangani Konflik Antar Divisi

1. Identifikasi akar masalah - apakah masalah komunikasi, sumber daya, atau prioritas?
2. Fasilitasi diskusi - ajak kedua kepala divisi berbicara bersama
3. Cari solusi win-win - jangan memihak satu divisi
4. Dokumentasikan keputusan - catat kesepakatan di notulensi
5. Follow-up - pastikan kesepakatan dijalankan

---

4. Mekanisme Approval & Keputusan

Batas Wewenang Koordinator Umum

Jenis Keputusan	Batas	Mekanisme
Budget operasional	Maksimal Rp25.000.000 per transaksi	Koordinator Umum menyetujui langsung
Budget di atas batas	Di atas Rp25.000.000	Wajib ajukan ke DWA untuk persetujuan
Perubahan program kerja	Minor (tidak mengubah target batch)	Koordinator Umum menyetujui
Perubahan program kerja	Mayor (mengubah target batch)	Wajib diskusi dengan seluruh BPH + Founder
Penunjukan PIC event	-	Koordinator Umum menunjuk
Penerimaan mitra baru	-	Koordinator Umum menyetujui setelah divisi Partnership merekomendasikan
Perubahan AD/ART	-	Wewenang mutlak DWA (Koordinator Umum tidak bisa mengubah)

Proses Approval

1. Pengaju mengirimkan proposal/draf ke Koordinator Umum via Discord atau Notion
2. Koordinator Umum meninjau dalam 3 hari kerja
3. Jika disetujui, Koordinator Umum menandatangani atau memberikan approval tertulis
4. Jika ditolak, Koordinator Umum memberikan alasan dan rekomendasi perbaikan
5. Jika di atas batas wewenang, Koordinator Umum meneruskan ke DWA

---

5. Eskalasi ke Dewan Wali Amanat

Kapan Harus Eskalasi ke DWA

Situasi	Tindakan
Budget di atas Rp25.000.000	Ajukan proposal ke DWA
Perubahan AD/ART	Wajib melalui DWA
Sengketa kepemimpinan yang tidak terselesaikan	Eskalasi ke DWA
Keputusan strategis jangka panjang	Konsultasi dengan DWA
Pelanggaran serius oleh pengurus	Eskalasi ke DWA untuk keputusan

Mekanisme Eskalasi

1. Koordinator Umum menyiapkan dokumen eskalasi berisi:
   • Deskripsi situasi
   • Opsi-opsi keputusan
   • Rekomendasi Koordinator Umum
2. Dokumen dikirimkan ke DWA via Notion atau email resmi
3. DWA memberikan keputusan dalam 7 hari kerja
4. Koordinator Umum mengkomunikasikan keputusan DWA ke seluruh BPH

---

6. Komunikasi dengan Stakeholder

Dengan Founder

• Frekuensi: Minimal 1x per bulan atau saat ada keputusan strategis
• Mekanisme: Laporan bulanan BPH, konsultasi keputusan penting
• Format: Ringkas, fokus pada angka dan keputusan

Dengan Dewan Wali Amanat

• Frekuensi: Sesuai kebutuhan (eskalasi, approval budget)
• Mekanisme: Dokumen formal via Notion atau email
• Format: Formal, lengkap dengan konteks dan rekomendasi

Dengan Kepala Divisi

• Frekuensi: Mingguan (rapat koordinasi)
• Mekanisme: Discord, rapat langsung
• Format: Kolaboratif, terbuka untuk masukan

Dengan Seluruh Anggota BPH

• Frekuensi: Per batch (rapat perencanaan) + saat ada pengumuman penting
• Mekanisme: Discord channel #announcements
• Format: Jelas, ringkas, dengan action items yang jelas

---

7. Checklist Mingguan & Bulanan

Checklist Mingguan

• Kirim agenda rapat koordinasi (H-1 sebelum rapat)
• Pimpin rapat koordinasi BPH
• Sebarkan notulensi rapat (H+1 setelah rapat)
• Follow-up action items dari rapat sebelumnya
• Cek progres KPI mingguan divisi
• Tangani approval yang masuk (budget, program, mitra)

Checklist Bulanan

• Rapat evaluasi bulanan BPH
• Review KPI bulanan seluruh divisi
• Kirim laporan bulanan ke Founder
• Review budget operasional bulan ini
• Perencanaan program bulan depan
• Evaluasi konflik atau kendala lintas divisi

Checklist Per Batch

• Rapat perencanaan batch (target, program, alokasi sumber daya)
• Penetapan KPI batch
• Koordinasi onboarding pengurus baru (jika ada rotasi)
• Laporan akhir batch ke Founder dan DWA

---

8. Suksesi & Pergantian

Jika Koordinator Umum Mengundurkan Diri

1. Koordinator Umum memberitahu Founder dan DWA minimal 14 hari sebelumnya
2. DWA menunjuk pelaksana tugas (Plt) dari kepala divisi yang ada
3. Koordinator Umum lama melakukan handover:
   • Status seluruh program kerja divisi
   • Approval yang tertunda
   • Komunikasi dengan stakeholder eksternal
   • Akses ke seluruh akun dan platform resmi
4. DWA mengadakan proses pemilihan Koordinator Umum baru sesuai ART

Jika Koordinator Umum Berhalangan Sementara

1. Koordinator Umum menunjuk salah satu kepala divisi sebagai Plt
2. Plt menjalankan fungsi koordinasi harian
3. Plt tidak memiliki wewenang approval budget di atas Rp10.000.000
4. Koordinator Umum kembali menjalankan tugas saat sudah bisa

---

9. Template Dokumen

Template Agenda Rapat BPH

# Agenda Rapat BPH - [Tanggal]

## Waktu & Tempat
- Tanggal: [DD/MM/YYYY]
- Waktu: [HH:MM - HH:MM]
- Tempat: [Platform/Venue]

## Agenda
1. Pembukaan (5 menit)
2. Laporan Divisi Partnership (10 menit)
3. Laporan Divisi SDM (10 menit)
4. Laporan Divisi Event & Planning (10 menit)
5. Laporan Divisi PM (10 menit)
6. Laporan Divisi Learning & Curriculum (10 menit)
7. Laporan Divisi Media & Branding (10 menit)
8. Diskusi kendala dan keputusan (15 menit)
9. Action items dan penutup (5 menit)

## Keputusan yang Perlu Diambil
- [Keputusan 1]
- [Keputusan 2]

Template Laporan Bulanan ke Founder

# Laporan Bulanan BPH - [Bulan/Tahun]

## Ringkasan Eksekutif
[1 paragraf ringkasan pencapaian bulan ini]

## KPI per Divisi
| Divisi | Target | Aktual | Status |
|---|---|---|---|
| Partnership | [target] | [aktual] | [Hijau/Kuning/Merah] |
| SDM | [target] | [aktual] | [Hijau/Kuning/Merah] |
| Event | [target] | [aktual] | [Hijau/Kuning/Merah] |
| PM | [target] | [aktual] | [Hijau/Kuning/Merah] |
| Learning | [target] | [aktual] | [Hijau/Kuning/Merah] |
| Media | [target] | [aktual] | [Hijau/Kuning/Merah] |

## Kendala & Eskalasi
- [Kendala 1 + rekomendasi]

## Rencana Bulan Depan
- [Program 1]
- [Program 2]

## Keputusan yang Butuh Persetujuan
- [Keputusan 1 + konteks]

---

10. Referensi Dokumen Terkait

• Anggaran Dasar (AD) YYZU - Landasan hukum dan struktur organisasi
• Anggaran Rumah Tangga (ART) YYZU - Ketentuan operasional dan keanggotaan
• Panduan Peran YYZU - Definisi peran Koordinator Umum
• YYZU Learning Architecture - Blueprint induk pendidikan
• Skema Project Management - Framework eksekusi proyek
• Glosarium YYZU - Definisi seluruh istilah ekosistem