Pendahuluan
Dokumen ini menetapkan alur dasar pengelolaan keuangan YYZU: dari mana uang masuk, bagaimana uang keluar, siapa yang menyetujui, dan bagaimana dicatat. Versi ini sengaja dibuat minimal karena YYZU masih dalam tahap awal operasional. Dokumen akan diperluas seiring bertumbuhnya organisasi.
| Field | Value |
|---|---|
| Tipe Dokumen | Standar Operasional - Living Document |
| Owner | Founder YYZU (rangkap jabatan Bendahara) |
| Berlaku untuk | Seluruh pengurus yang terlibat pengelolaan keuangan |
| Review | Per batch atau saat ada perubahan signifikan |
| Approved by | Ghaniyyir Rahman Sudarsono (Founder YYZU) |
| Status | v1.0 - Minimal |
Asumsi & Landasan Hukum
Seluruh ketentuan di dokumen ini mengacu pada:
- AD Pasal 36: Sumber Keuangan
- AD Pasal 37: Pengelolaan Keuangan
- AD Pasal 36 ayat 2: Larangan pembagian keuntungan (nirlaba)
- ART Pasal 14: Batasan Finansial Koordinator Umum (Rp25 juta)
- ART Pasal 20: Pengelolaan Keuangan Harian
- ART Pasal 21: Pelaporan Keuangan Tahunan
Peran Keuangan
| Peran | Siapa | Tanggung Jawab |
|---|---|---|
| Bendahara | Founder YYZU (rangkap jabatan sesuai AD Pasal 43) | Mencatat penerimaan & pengeluaran, menyusun laporan, mengelola kas |
| Koordinator Umum | [Nama] | Menyetujui pengeluaran ≤ Rp25 juta |
| Dewan Wali Amanat | Founder + Ketua Dewan Mentor | Menyetujui pengeluaran > Rp25 juta |
Catatan: Peran Bendahara saat ini dijabat oleh Founder YYZU sesuai ketentuan Masa Transisi (AD Pasal 43). Ketika Bendahara definitif ditunjuk, dokumen ini wajib diperbarui.
Sumber Dana
Sesuai AD Pasal 36, dana YYZU dapat bersumber dari:
- Kontribusi anggota, apabila disetujui melalui Rapat Anggota
- Dana hibah / sumbangan tidak mengikat, dari pihak lain
- Kerja sama sponsor, dari mitra industri atau kampus
- Hasil usaha komersial unit usaha turunan, yang sah dan sejalan dengan visi organisasi
Larangan: Kekayaan, aset, dan surplus pendapatan YYZU dilarang dibagikan kepada Pendiri, Pengurus, Mentor, maupun anggota DWA dalam bentuk apapun (AD Pasal 36 ayat 2).
Alur Pengeluaran
Tier 1: Operasional Rutin (< Rp500.000)
- Contoh: Snack rapat, cetak dokumen kecil, transport lokal
- Pengaju: Kepala Divisi atau PIC event
- Persetujuan: Koordinator Umum (bisa lisan/chat)
- Pencatatan: Cukup di spreadsheet kas
Tier 2: Pengeluaran Reguler (Rp500.000 - Rp25.000.000)
- Contoh: Biaya event, merchandise, langganan tools, transport narasumber
- Pengaju: Kepala Divisi + proposal singkat
- Persetujuan: Koordinator Umum (tertulis via Notion/Discord)
- Pencatatan: Wajib di spreadsheet kas + simpan bukti transaksi
Tier 3: Pengeluaran Strategis (> Rp25.000.000)
- Contoh: Kontrak vendor, sponsorship besar, investasi infrastruktur
- Pengaju: Koordinator Umum + proposal lengkap
- Persetujuan: Wajib persetujuan tertulis Dewan Wali Amanat
- Pencatatan: Wajib di spreadsheet kas + simpan bukti + arsip proposal
Referensi: Batas Rp25 juta sesuai ART Pasal 14. Batas ini wajib ditinjau ulang setiap 2 tahun.
Pencatatan
Apa yang Dicatat?
| Jenis | Contoh |
|---|---|
| Penerimaan | Dana masuk dari sponsor, kontribusi anggota |
| Pengeluaran | Pembelian, pembayaran vendor, transport |
| Saldo | Sisa kas per periode |
Di Mana?
- Saat ini: Google Sheets (spreadsheet sederhana)
- Format minimal: Tanggal | Keterangan | Masuk | Keluar | Saldo | Bukti (link/foto)
- Akses: Bendahara (edit), Koordinator Umum (view)
Bukti Transaksi
- Simpan foto/scan bukti bayar di Google Drive folder khusus keuangan
- Untuk transaksi digital: screenshot bukti transfer
- Retensi minimal 1 tahun
Pelaporan
Pelaporan Bulanan
- Kapan: Setiap Rapat Pengurus Harian bulanan
- Apa: Ringkasan penerimaan, pengeluaran, dan saldo bulan berjalan
- Format: Tabel sederhana (bukan laporan akuntansi formal)
- Disampaikan oleh: Bendahara
Pelaporan Tahunan
- Kapan: Setiap akhir masa jabatan kepengurusan (Rapat Anggota)
- Apa: Ikhtisar laporan keuangan tahunan
- Publikasi: Dipublikasikan secara internal ke seluruh anggota (sesuai ART Pasal 21 ayat 1)
- Audit: Wajib audit oleh KAP independen jika dana kelolaan > Rp500 juta (sesuai ART Pasal 21 ayat 2)
Ketika Bendahara Ditunjuk
Ketika Bendahara definitif ditunjuk (tidak lagi dirangkap Founder), hal berikut wajib dilakukan:
- Update bagian "Peran Keuangan" di dokumen ini dengan nama Bendahara baru
- Transfer akses Google Sheets ke Bendahara baru
- Transfer akses Google Drive folder keuangan ke Bendahara baru
- Serah terima kas (saldo, bukti transaksi, arsip)
- Update metadata dokumen: Owner -> Bendahara YYZU
- Koordinasikan dengan Koordinator Umum tentang alur approval
Referensi Dokumen Terkait
- AD YYZU, Pasal mengenai Sumber Keuangan (saat ini Pasal 36)
- AD YYZU, Pasal mengenai Pengelolaan Keuangan (saat ini Pasal 37)
- ART YYZU, Pasal mengenai Batasan Finansial Koordinator Umum (saat ini Pasal 14)
- ART YYZU, Pasal mengenai Pengelolaan Keuangan Harian (saat ini Pasal 20)
- ART YYZU, Pasal mengenai Pelaporan Keuangan Tahunan (saat ini Pasal 21)
- Skema Partnership - Mekanisme kemitraan dan SLA mitra
- Glosarium YYZU - Definisi seluruh istilah ekosistem
Owner: Founder YYZU (rangkap jabatan Bendahara) - Approved by: Founder YYZU - Review: Per batch - Status: v1.0 - Minimal