Koordinasi Mitra Demo Day YYZU Batch 1
Dokumen ini berisi panduan dan template untuk koordinasi mitra dalam rangkaian Demo Day YYZU Batch 1.
Demo Day: 31 Oktober 2026, 16:00 WIB
1. Template Undangan Demo Day untuk Mitra (Formal)
Subjek: Undangan Demo Day YYZU Batch 1 - 31 Oktober 2026
Kepada Yth. [Nama PIC Mitra] [Jabatan] [Nama Organisasi/Perusahaan]
Dengan hormat,
Kami dari YYZU dengan ini mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada acara Demo Day YYZU Batch 1 sebagai bentuk apresiasi atas kerja sama yang telah terjalin selama program berlangsung.
Demo Day merupakan acara puncak program YYZU Batch 1 di mana para peserta mempresentasikan proyek akhir mereka kepada publik, termasuk mitra, praktisi industri, dan komunitas. Acara ini menjadi momen bagi peserta untuk menunjukkan hasil pembelajaran selama 18 minggu program.
Detail Acara:
| Informasi | Detail |
|---|---|
| Acara | Demo Day YYZU Batch 1 |
| Tanggal | 31 Oktober 2026 |
| Waktu | 16:00 - selesai WIB |
| Platform | [Google Meet/Zoom/link platform] |
| Durasi | ±2-3 jam |
Jenis partisipasi mitra:
- Penonton (mendengarkan presentasi peserta)
- Panelis (memberikan umpan balik dan pertanyaan kepada peserta)
- Juri (menilai presentasi peserta bersama juri lainnya)
Mengapa kehadiran mitra penting:
- Melihat secara langsung hasil kerja dan perkembangan peserta selama program
- Memberikan motivasi dan apresiasi kepada peserta
- Menjalin koneksi dengan peserta yang potensial
- Menjadi bagian dari ekosistem pengembangan pemuda Indonesia
Kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu pada acara ini. Silakan mengonfirmasi kehadiran melalui [email/nomor WhatsApp] paling lambat [Tanggal Deadline Konfirmasi].
Atas perhatian dan kesediaan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama PIC Kemitraan] Divisi Kemitraan YYZU [Email] | [Nomor Telepon]
2. Checklist Koordinasi Mitra Demo Day
H-14 (17 Oktober 2026): Kirim Undangan dan Konfirmasi Kehadiran
- Kirim undangan formal Demo Day ke seluruh mitra
- Sertakan detail acara (tanggal, waktu, platform, durasi)
- Tanyakan jenis partisipasi yang diinginkan (penonton/panelis/juri)
- Tetapkan deadline konfirmasi (H-10)
- Catat mitra yang sudah dikirim undangan
- Siapkan daftar follow-up untuk mitra yang belum merespon
H-7 (24 Oktober 2026): Kirim Run of Show dan Link Event
- Susun run of show final Demo Day
- Kirim run of show ke mitra yang sudah konfirmasi kehadiran
- Kirim link platform (Google Meet/Zoom) beserta panduan akses
- Untuk mitra yang berperan sebagai panelis/juri:
- Kirim brief panelis/juri (apa yang diharapkan, format penilaian)
- Konfirmasi ketersediaan waktu presentasi
- Berikan informasi kontak PIC untuk hari-H
H-3 (28 Oktober 2026): Reminder Final
- Kirim pengingat kehadiran Demo Day
- Pastikan mitra memiliki link platform yang benar
- Konfirmasi ulang role mitra (penonton/panelis/juri)
- Kirim panduan teknis singkat (cara join meeting, etika virtual)
- Untuk panelis/juri: kirim penugasan presentasi yang akan dinilai
H-1 (30 Oktober 2026): Brief Teknis untuk Panelis
- Kirim brief teknis lengkap kepada mitra yang berperan sebagai panelis/juri:
- Run of show final
- Daftar peserta dan judul proyek
- Format penilaian (jika menjadi juri)
- Durasi sesi tanya jawab per presentasi
- Etika dan panduan bertanya
- Konfirmasi kehadiran final
- Pastikan koneksi internet dan peralatan teknis siap
Hari-H (31 Oktober 2026): Koordinasi Waktu Presentasi
- Buka ruang meeting 30 menit sebelum acara
- Sambut mitra yang sudah bergabung
- Brief singkat kepada panelis/juri mengenai urutan presentasi
- Koordinasi dengan moderator mengenai waktu untuk mitra berbicara
- Pastikan mitra panelis/juri mendapat waktu yang cukup untuk bertanya
- Dokumentasi (screenshot, rekaman) kehadiran mitra
H+1 (1 November 2026): Terima Kasih dan Dokumentasi
- Kirim ucapan terima kasih kepada seluruh mitra yang hadir
- Sertakan dokumentasi Demo Day (foto, rekaman, rangkuman)
- Sertakan hasil penilaian atau rekap Demo Day
- Minta umpan balik dari mitra mengenai acara
- Catat masukan untuk perbaikan Demo Day batch selanjutnya
3. Role Mitra di Demo Day
3a. Mitra sebagai Penonton
Deskripsi: Mitra hadir untuk menyaksikan presentasi peserta dan memberikan dukungan moral.
Apa yang diharapkan:
- Hadir tepat waktu dan mengikuti seluruh rangkaian acara
- Memberikan apresiasi kepada peserta melalui chat atau reaksi
- Tidak wajib memberikan pertanyaan atau penilaian
Persiapan:
- Tidak diperlukan persiapan khusus
- Cukup pastikan koneksi internet stabil dan perangkat siap
3b. Mitra sebagai Panelis
Deskripsi: Mitra berperan aktif dalam sesi tanya jawab setelah presentasi peserta.
Apa yang diharapkan:
- Memberikan pertanyaan konstruktif kepada peserta
- Memberikan umpan balik yang membangun
- Berbagi perspektif industri terkait proyek peserta
- Mengikuti seluruh sesi presentasi
Persiapan:
- Membaca brief narasumber dan daftar proyek sebelum acara
- Menyiapkan 1-2 pertanyaan umum yang bisa diajukan ke semua peserta
- Memahami tema program dan ekspektasi terhadap proyek peserta
3c. Mitra sebagai Juri
Deskripsi: Mitra berperan sebagai penilai presentasi peserta bersama juri lainnya.
Apa yang diharapkan:
- Memberikan penilaian objektif berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan
- Memberikan pertanyaan dan umpan balik yang mendalam
- Berpartisipasi dalam diskusi penentuan pemenang (jika ada)
- Mengikuti seluruh sesi presentasi dari awal hingga akhir
Persiapan:
- Membaca brief juri dan format penilaian
- Memahami kriteria penilaian yang telah ditetapkan YYZU
- Menyiapkan pertanyaan evaluatif untuk setiap peserta
- Memastikan ketersediaan waktu penuh selama acara berlangsung
4. Template Brief Mitra Demo Day
Brief Mitra Demo Day YYZU Batch 1
Acara: Demo Day YYZU Batch 1 Tanggal: 31 Oktober 2026 Waktu: 16:00 WIB Platform: [Google Meet/Zoom]
Tentang Demo Day
Demo Day adalah acara puncak program YYZU Batch 1. Para peserta yang telah menjalani program selama 18 minggu akan mempresentasikan proyek akhir mereka di hadapan mitra, praktisi industri, dan komunitas.
Tema Batch 1: Economic & Education
Apa yang Diharapkan dari Mitra
| Role | Ekspektasi |
|---|---|
| Penonton | Hadir, ikuti presentasi, berikan apresiasi |
| Panelis | Hadir, ajukan pertanyaan, berikan umpan balik |
| Juri | Hadir, nilai presentasi, berikan penilaian tertulis |
Format Acara
- Pembukaan (15 menit)
- Sambutan dari YYZU
- Pengenalan juri dan panelis
- Presentasi Peserta (±90-120 menit)
- Setiap tim presentasi 10-15 menit
- Sesi tanya jawab 5-10 menit per tim
- Penjurian dan Deliberasi (15-30 menit, untuk juri)
- Pengumuman dan Penutupan (15-30 menit)
Panduan untuk Panelis
- Berikan pertanyaan yang konstruktif dan membangun
- Fokus pada aspek yang relevan dengan industri
- Berikan umpan balik yang spesifik, bukan umum
- Hormati waktu yang telah dialokasikan
Panduan untuk Juri
- Gunakan format penilaian yang telah disediakan YYZU
- Berikan skor dan catatan untuk setiap kriteria
- Diskusikan hasil penilaian dengan juri lainnya secara objektif
- Keputusan juri bersifat final
Kriteria Penilaian (untuk Juri)
| Kriteria | Bobot | Deskripsi |
|---|---|---|
| Inovasi | 25% | Keunikan dan kreativitas solusi |
| Dampak Sosial | 25% | Potensi dampak positif bagi masyarakat |
| Kelayakan | 20% | Realistis dan dapat diimplementasikan |
| Presentasi | 15% | Kemampuan menyampaikan ide dengan jelas |
| Q&A | 15% | Kemampuan menjawab pertanyaan dengan baik |
Kontak Hari-H
Apabila mengalami kendala teknis atau memiliki pertanyaan saat acara berlangsung:
- PIC Kemitraan: [Nama] - [Nomor WhatsApp]
- PIC Acara: [Nama] - [Nomor WhatsApp]
Etika Virtual
- Gunakan nama asli saat bergabung
- Mute mikrofon saat tidak berbicara
- Aktifkan kamera (disarankan)
- Gunakan fitur "raise hand" untuk bertanya
- Hormati waktu dan jadwal yang telah ditetapkan
5. Template Komunikasi Pendukung
5a. Reminder H-7 untuk Mitra yang Sudah Konfirmasi
Subjek: Run of Show & Link Demo Day YYZU Batch 1 - 31 Oktober 2026
Yth. Bapak/Ibu [Nama PIC Mitra],
Terima kasih atas konfirmasi kehadiran Bapak/Ibu pada Demo Day YYZU Batch 1.
Berikut kami sampaikan informasi lanjutan:
Link Acara: [Google Meet/Zoom link] Run of Show: terlampir Role Bapak/Ibu: [Penonton/Panelis/Juri]
Apabila ada pertanyaan atau perubahan, silakan menghubungi kami.
Hormat kami, [Nama PIC]
5b. Reminder H-3
Subjek: Pengingat Demo Day YYZU Batch 1 - 31 Oktober 2026
Yth. Bapak/Ibu [Nama PIC Mitra],
Demo Day YYZU Batch 1 akan dilaksanakan dalam 3 hari:
- Hari/Tanggal: 31 Oktober 2026
- Waktu: 16:00 WIB
- Link: [Google Meet/Zoom link]
Kami menantikan kehadiran Bapak/Ibu.
Hormat kami, [Nama PIC]
5c. Brief Teknis H-1 untuk Panelis/Juri
Subjek: Brief Teknis - Demo Day YYZU Besok, 31 Oktober 2026
Yth. Bapak/Ibu [Nama PIC Mitra],
Besok adalah hari Demo Day YYZU Batch 1. Berikut brief teknis untuk Bapak/Ibu:
- Link meeting: [Google Meet/Zoom link]
- Waktu bergabung: 15:45 WIB (15 menit sebelum acara)
- Role: [Panelis/Juri]
- Daftar peserta: terlampir
- Format penilaian: terlampir (untuk juri)
Silakan bergabung tepat waktu untuk briefing singkat sebelum acara dimulai.
Hormat kami, [Nama PIC]
Dokumen ini merupakan panduan internal Divisi Kemitraan YYZU Batch 1. Sesuaikan konten sesuai kebutuhan spesifik setiap mitra dan kondisi Demo Day.