Template Dokumentasi Event YYZU Batch 1

Divisi Media & Branding | Batch 1: Economic & Education Periode: 12 Juli - 15 November 2026 (18 minggu) Total Event: 32 event

---

1. Checklist Dokumentasi per Event

Sebelum Event

• Siapkan perangkat foto/video (kamera/HP, tripod, pencahayaan)
• Pastikan baterai penuh dan storage cukup
• Cek jadwal event: waktu, platform, pembicara
• Siapkan template notulensi
• Koordinasi dengan PIC event untuk rundown
• Siapkan backdrop/banner YYZU jika offline

Selama Event

• Ambil foto pembukaan (1-2 foto)
• Screenshot tampilan awal (untuk event online)
• Foto/screenshot pembicara saat presentasi
• Foto/screenshot peserta (grid view untuk online)
• Foto/screenshot momen interaksi (Q&A, diskusi)
• Catat notulensi: ringkasan, keputusan, action items
• Ambil foto/screenshot slide penting
• Rekam video singkat untuk recap (15-30 detik)

Setelah Event

• Sortir dan pilih foto terbaik (minimal 5 foto)
• Screenshot momen penting dari rekaman (jika ada)
• Selesaikan notulensi dalam 24 jam
• Upload ke folder arsip sesuai naming convention
• Siapkan draft konten untuk sosmed (jika perlu)
• Kirim dokumentasi ke Koordinator Divisi

---

2. Guidelines Foto/Screenshot yang Baik

Foto (untuk Event Offline)

Komposisi:

• Gunakan rule of thirds
• Pastikan subjek utama terlihat jelas
• Hindari blur, noise, dan pencahayaan buruk
• Ambil dari berbagai angle: wide shot, medium shot, close-up

Yang harus difoto:

• Pembicara saat presentasi
• Peserta saat mendengarkan/diskusi
• Suasana ruangan secara keseluruhan
• Momen interaksi (tanya jawab, kerja kelompok)
• Detail: name tag, materi, makanan/snack
• Banner/backdrop YYZU

Tips teknis:

• Gunakan mode burst untuk momen gerak
• ISO rendah untuk indoor (noise minimal)
• White balance sesuai pencahayaan ruangan
• Minimal 5 foto per event, idealnya 10-15

Screenshot (untuk Event Online)

Yang harus di-screenshot:

• Tampilan awal dengan daftar peserta
• Pembicara saat sedang presentasi
• Slide presentasi yang penting
• Grid view peserta (untuk bukti kehadiran)
• Momen Q&A atau diskusi
• Poll/quiz jika ada

Tips teknis:

• Gunakan resolusi layar penuh
• Crop bagian yang tidak relevan (toolbar, tab browser)
• Pastikan nama peserta terlihat
• Simpan dalam format PNG untuk kualitas terbaik

Video (untuk Story/Reels)

Spesifikasi:

• Durasi: 15-30 detik per klip
• Orientasi: portrait (9:16) untuk story/reels
• Resolusi: minimal 1080p
• Stabil: gunakan tripod atau permukaan datar

Yang harus direkam:

• Opening event (10-15 detik)
• Momen penting (15-30 detik)
• Closing/penutup (10 detik)
• Reaksi peserta (opsional)

---

3. Template Notulensi Event

Header

========================================
NOTULENSI EVENT YYZU BATCH 1
========================================

Nama Event: [nama lengkap event]
Tanggal: [dd MMMM yyyy]
Waktu: [HH:MM - HH:MM] WIB
Platform: [Zoom/Google Meet/offline/lokasi]
Pembicara/Mentor: [nama dan jabatan]
Moderator: [nama]
Jumlah Peserta: [angka]
PIC Dokumentasi: [nama]

Ringkasan

----------------------------------------
RINGKASAN
----------------------------------------

[Paragraf singkat yang menjelaskan apa yang dibahas dalam event ini. Maksimal 3-4 kalimat. Fokus pada topik utama dan tujuan event.]

Topik Utama:
1. [Topik 1]
2. [Topik 2]
3. [Topik 3]

Poin-Poin Penting:
- [Poin 1]
- [Poin 2]
- [Poin 3]
- [Poin 4]
- [Poin 5]

Keputusan

----------------------------------------
KEPUTUSAN
----------------------------------------

[Daftar keputusan yang diambil selama event, jika ada. Format: keputusan + alasan]

1. [Keputusan 1]
   Alasan: [alasan singkat]

2. [Keputusan 2]
   Alasan: [alasan singkat]

3. [Keputusan 3]
   Alasan: [alasan singkat]

(Jika tidak ada keputusan khusus, tulis: "Tidak ada keputusan khusus dalam event ini.")

Action Items

----------------------------------------
ACTION ITEMS
----------------------------------------

| No | Action Item                  | PIC       | Deadline    | Status    |
|----|------------------------------|-----------|-------------|-----------|
| 1  | [Apa yang harus dilakukan]   | [Nama]    | [dd MMM]    | Pending   |
| 2  [Apa yang harus dilakukan]   | [Nama]    | [dd MMM]    | Pending   |
| 3  | [Apa yang harus dilakukan]   | [Nama]    | [dd MMM]    | Pending   |

Status: Pending | In Progress | Done | Cancelled

Materi & Referensi

----------------------------------------
MATERI & REFERENSI
----------------------------------------

Slide Presentasi: [link atau "tidak ada"]
Recording: [link atau "tidak tersedia"]
Materi Tambahan: [link atau "tidak ada"]
Referensi: [link atau "tidak ada"]

Feedback Peserta

----------------------------------------
FEEDBACK PESERTA
----------------------------------------

Rating rata-rata: [angka]/5 (jika ada survei)
Jumlah responden: [angka]

Feedback positif:
- [Feedback 1]
- [Feedback 2]

Saran perbaikan:
- [Saran 1]
- [Saran 2]

(Jika tidak ada survei feedback, bagian ini bisa dikosongkan.)

Dokumentasi

----------------------------------------
DOKUMENTASI
----------------------------------------

Foto: [jumlah] foto (terlampir)
Screenshot: [jumlah] screenshot (terlampir)
Video: [link atau "tidak ada"]
Catatan tambahan: [jika ada]

---

4. Template Video Recap Singkat (15-30 detik)

Struktur Video Story/Reels

Detik 0-3: Opening

• Text overlay: "[Nama Event] | YYZU Batch 1"
• Background: foto/screenshot event
• Music: upbeat, mulai pelan

Detik 3-8: Suasana Event

• Klip: tampilan peserta, pembicara, atau ruangan
• Text overlay: "[Topik Event]"
• Transisi: smooth cut atau swipe

Detik 8-18: Highlights

• Klip: momen penting, slide presentasi, interaksi
• Text overlay: poin-poin utama (1-2 kata per poin)
• Transisi: quick cuts setiap 3-4 detik

Detik 18-25: Momen Menarik

• Klip: Q&A, reaksi peserta, atau momen lucu
• Text overlay: quote dari pembicara/peserta
• Music: naik sedikit energinya

Detik 25-30: Closing

• Text overlay: "Terima kasih! Sampai jumpa di event berikutnya 🙌"
• Logo YYZU
• Music: fade out

Spesifikasi Teknis

• Durasi: 15-30 detik (idealnya 20-25 detik)
• Orientasi: portrait 9:16 (1080x1920)
• Format: MP4 (H.264)
• Frame rate: 30fps
• Audio: musik background, volume 30-40% dari klip asli

Template Text Overlay

Opening:
[Nama Event]
YYZU Batch 1

Highlights:
[Poin 1]
[Poin 2]
[Poin 3]

Closing:
Terima kasih!
Sampai jumpa di event berikutnya 🙌
@yyzu.official

---

5. Folder Structure untuk Arsip Dokumentasi

yyzu-batch1/
├── dokumentasi-event/
│   ├── minggu-01/
│   │   ├── 2026-07-14_nama-event/
│   │   │   ├── foto/
│   │   │   │   ├── 01_pembukaan.jpg
│   │   │   │   ├── 02_pembicara.jpg
│   │   │   │   ├── 03_peserta.jpg
│   │   │   │   └── ...
│   │   │   ├── screenshot/
│   │   │   │   ├── 01_tampilan-awal.png
│   │   │   │   ├── 02_slide-penting.png
│   │   │   │   └── ...
│   │   │   ├── video/
│   │   │   │   ├── recap_15detik.mp4
│   │   │   │   └── ...
│   │   │   ├── notulensi.md
│   │   │   └── metadata.txt
│   │   └── ...
│   ├── minggu-02/
│   │   └── ...
│   ├── minggu-03/
│   │   └── ...
│   └── ... (hingga minggu-18)
├── konten-sosmed/
│   ├── draft/
│   ├── published/
│   └── template/
└── aset/
    ├── logo/
    ├── template-desain/
    ├── font/
    └── musik/

Folder per Event

Setiap event memiliki folder sendiri dengan struktur:

• foto/ untuk foto-foto event
• screenshot/ untuk screenshot (event online)
• video/ untuk klip video
• notulensi.md untuk notulensi
• metadata.txt untuk info tambahan

---

6. Naming Convention File Dokumentasi

Foto

Format: [YYYY-MM-DD]_[nama-event]_[urutan]_[deskripsi].jpg

Contoh:
2026-07-14_orientasi-batch1_01_pembukaan.jpg
2026-07-14_orientasi-batch1_02_pembicara.jpg
2026-07-14_orientasi-batch1_03_peserta-grid.jpg
2026-07-14_orientasi-batch1_04_sesi-tanya-jawab.jpg

Screenshot

Format: [YYYY-MM-DD]_[nama-event]_[urutan]_[deskripsi].png

Contoh:
2026-07-14_orientasi-batch1_01_tampilan-awal.png
2026-07-14_orientasi-batch1_02_slide-program.png
2026-07-14_orientasi-batch1_03_peserta-grid.png

Video

Format: [YYYY-MM-DD]_[nama-event]_[tipe]_[durasi].mp4

Tipe: recap, highlight, full, clip
Durasi: 15detik, 30detik, 1menit, full

Contoh:
2026-07-14_orientasi-batch1_recap_15detik.mp4
2026-07-14_orientasi-batch1_highlight_30detik.mp4
2026-07-14_orientasi-batch1_full.mp4

Notulensi

Format: [YYYY-MM-DD]_[nama-event]_notulensi.md

Contoh:
2026-07-14_orientasi-batch1_notulensi.md

Metadata

Format: [YYYY-MM-DD]_[nama-event]_metadata.txt

Isi metadata.txt:
----------------------------------------
Event: [nama event]
Tanggal: [dd MMMM yyyy]
Waktu: [HH:MM - HH:MM] WIB
Platform: [platform]
Pembicara: [nama]
Peserta: [jumlah]
Fotografer: [nama]
Jumlah foto: [angka]
Jumlah screenshot: [angka]
Video: [ada/tidak]
Notulensi: [selesai/belum]
Upload date: [dd MMMM yyyy]
----------------------------------------

Aturan Penamaan Umum

1. Gunakan lowercase untuk semua nama file
2. Ganti spasi dengan strip (-) bukan underscore (_) untuk keterbacaan
3. Tanggal selalu di depan untuk sorting kronologis
4. Urutan menggunakan 2 digit: 01, 02, 03 (bukan 1, 2, 3)
5. Deskripsi singkat tapi jelas: maksimal 3-4 kata
6. Ekstensi file sesuai format: .jpg, .png, .mp4, .md

---

Catatan untuk PIC Dokumentasi

1. Kualitas lebih penting dari kuantitas. 5 foto bagus lebih baik dari 20 foto blur.
2. Jangan lupa screenshot. Untuk event online, screenshot adalah bukti utama.
3. Notulensi selesai dalam 24 jam. Jangan tunggu sampai lupa detailnya.
4. Backup semua file. Simpan di minimal 2 tempat (local + cloud).
5. Perhatikan privasi. Jangan publish foto tanpa izin, terutama untuk konten publik.
6. Komunikasi dengan tim. Koordinasi dengan Koordinator Divisi sebelum dan sesudah event.

---

Dokumen ini dibuat oleh Divisi Media & Branding YYZU Batch 1. Terakhir diperbarui: Juli 2026