Standar Proyek YYZU

Standar yang jelas adalah fondasi kualitas. Dokumen ini menetapkan kriteria kelayakan, pembagian peran, Definition of Done, dan KPI yang menjadi acuan seluruh proyek di YYZU agar kualitas produk dan efektivitas kolaborasi tetap terjaga.

Dokumen ini menetapkan standar kualitas, kriteria kelayakan, pembagian peran, serta Definition of Done (DoD) untuk seluruh proyek yang dikerjakan di ekosistem YYZU. Standar ini berfungsi sebagai acuan untuk menjaga kualitas produk dan efektivitas kolaborasi tim.

10. KPI Framework

KPI Umum

KPI berikut berlaku untuk seluruh project dan dinilai pada level kelompok.

Skor KPI:

Hijau: Sesuai target atau di atas standar
Kuning: Perlu perhatian, masih dalam batas wajar
Merah: Di bawah standar, perlu tindak lanjut

Kategori	Yang Diukur	Threshold	Penilai
Delivery	Ketepatan waktu dan kelengkapan scope sesuai timeline planning	Hijau: tepat waktu. Kuning: maks 2 hari terlambat. Merah: lebih dari 2 hari terlambat.	Project Leader melaporkan, Divisi PM memverifikasi
Quality	Standar teknis atau desain sesuai best practice	Hijau: sesuai standar. Kuning: minor issues. Merah: major issues.	Mentor (peran instructor)
Client Acceptance	Brief terpenuhi sesuai requirement awal	Hijau: diterima tanpa revisi. Kuning: revisi minor. Merah: revisi mayor/ditolak.	Mentor (peran client)
Process	Partisipasi anggota, dokumentasi, dan demo	Hijau: seluruh proses terlaksana. Kuning: 1-2 item terlewat. Merah: lebih dari 2 item terlewat.	Project Leader dan Divisi PM
Member Growth	Bukti pendukung transisi Level individu	Hijau: ada bukti kemajuan. Kuning: kemajuan minimal. Merah: tidak ada bukti kemajuan.	Mentor dan Divisi SDM

Template KPI Spesifik

Elemen berikut ditentukan ulang pada setiap project, disepakati bersama oleh Mentor dan Divisi Product & Project Management pada tahap Planning, dan tidak memerlukan revisi terhadap dokumen framework ini.

Elemen	Sumber/Cara Menentukan
Output yang diharapkan	Diturunkan dari brief Mentor selaku client pada fase Planning
Kriteria Quality Check	Diturunkan dari standar teknis bidang project, disepakati bersama Mentor selaku instructor
Kriteria Client Acceptance	Disusun dalam bentuk pertanyaan dari sudut pandang pemilik produk, misalnya: "Apakah deliverable ini siap digunakan atau dilanjutkan?"

Dependency Antar Project

Apabila terdapat project lanjutan yang bergantung pada output project sebelumnya, perlu ditetapkan minimum deliverable dari project sebelumnya yang wajib selesai sebelum project lanjutan dapat dimulai, sehingga project lanjutan tidak perlu menunggu project sebelumnya selesai secara keseluruhan. Detail minimum deliverable ditentukan berdasarkan kasus masing-masing, bukan ditetapkan secara baku pada framework ini.

Evaluasi Level Peran

Peran	Dievaluasi Dari
Project Leader	Delivery dan process pada kelompoknya sendiri
Divisi Product & Project Management	Konsistensi koordinasi lintas kelompok, akurasi translasi brief Mentor, serta ketepatan dalam mendeteksi gap sebelum eksekusi berjalan

11. Batasan & Eskalasi

Isu	Diselesaikan pada Level	Eskalasi Apabila Tidak Selesai
Task harian dalam kelompok	Project Leader	Divisi Product & Project Management
	Gap antara brief Mentor dan realita timeline/kapasitas	Divisi Product & Project Management berkoordinasi dengan Mentor, sebelum planning ditutup
	Konflik internal kelompok	Project Leader
Perubahan scope di tengah eksekusi	Tidak diizinkan secara langsung pada level Project Leader maupun anggota	Harus melalui Divisi Product & Project Management untuk di-negosiasikan kepada Mentor

Jalur Eskalasi Resmi (Escalation Path):

Anggota Kelompok -> (diskusi harian) -> Project Leader Kelompok -> (kendala berat) -> PM Core Division -> (eskalasi akhir) -> Mentor & Founder

12. Kebijakan Kontribusi Aktif & Penanganan Anggota Pasif

Keaktifan dan kontribusi nyata dalam pengerjaan proyek adalah prasyarat mutlak untuk mempertahankan status keanggotaan dan memperoleh sertifikat kelulusan batch. Sanksi administratif dan alur pembinaan anggota yang pasif diatur secara sah merujuk pada Anggaran Rumah Tangga (ART) YYZU Pasal 9.

Prosedur Pembinaan & Surat Peringatan (SP)

Catatan: Prosedur ini khusus untuk penanganan anggota pasif/kurang aktif di tingkat operasional project. Untuk pelanggaran disiplin (nilai, kode etik, dan sejenisnya), berlaku prosedur SP tersendiri sesuai ART YYZU Pasal 9 yang dikeluarkan oleh Divisi SDM.

Untuk menjaga keadilan kontribusi dalam tim, alur penegakan sanksi kontribusi aktif di tingkat operasional project adalah sebagai berikut:

Teguran Internal (Lisan/Tertulis): Jika seorang anggota tidak aktif atau tidak mengerjakan tugas yang disepakati selama 2 hari berturut-turut tanpa alasan sah yang dikomunikasikan sebelumnya, Project Leader kelompok wajib memberikan teguran tertulis langsung di Discord/Slack.

Ketentuan Izin: Anggota dapat mengajukan izin tertulis (cuti/sakit/urusan mendesak) kepada Project Leader minimal 1 hari sebelumnya. Izin yang disetujui Project Leader menghentikan penghitungan hari inaktif selama durasi izin berjalan. Project Leader wajib mencatat izin di Kanban Board atau kanal Discord kelompok.

Surat Peringatan 1 (SP1): Jika dalam waktu 24 jam setelah teguran tertulis tidak ada respon atau perbaikan performa yang nyata, Project Leader kelompok melaporkan dan menyerahkan kasus kepada Divisi PM. Divisi PM akan meninjau bukti keaktifan dan menerbitkan SP1 yang berlaku selama 7 hari.
Surat Peringatan 2 (SP2): Jika dalam waktu 3 hari kerja setelah SP1 diterbitkan anggota tersebut tetap tidak menunjukkan kontribusi aktif, Divisi PM berhak menerbitkan SP2.
Eskalasi & Pemutusan Status Keanggotaan: Jika setelah SP2 anggota masih bersikap pasif, kasus akan dieskalasi kepada Pengurus Harian (BPH) dan Divisi SDM untuk dilakukan sidang khusus pemutusan status keanggotaan secara sepihak merujuk pada ART Pasal 9.

Divisi PM adalah satu-satunya pihak yang berwenang memproses dan menerbitkan dokumen SP1 dan SP2 secara resmi. Project Leader kelompok tidak berwenang menerbitkan surat peringatan secara mandiri melainkan bertindak sebagai fasilitator pelaporan.

13. Governance Dokumen

Parameter Operasional yang Telah Ditetapkan

Berikut adalah parameter yang berlaku sebagai ketetapan standar untuk seluruh batch dan project di ekosistem YYZU:

Parameter	Nilai yang Ditetapkan	Keterangan
Komposisi tim per kelompok	4 orang (1 Project Leader + 3 Anggota)	Berlaku sebagai standar default
Durasi sprint	1–2 minggu per sprint	Disesuaikan dengan durasi total project
WIP Limit per anggota	Maksimal 2 task bersamaan	Berlaku di seluruh kategori project
Batas waktu SP1 setelah teguran Project Leader	24 jam	Lihat Bagian 11
Batas waktu SP2 setelah SP1	3 hari kerja	Lihat Bagian 11

Apabila kondisi project tertentu memerlukan penyimpangan dari parameter di atas, keputusan tersebut wajib disetujui oleh Divisi Product & Project Management dan Mentor sebelum project dimulai, serta dicatat dalam Project Brief project yang bersangkutan.

Versi & Riwayat Dokumen

Versi	Tanggal	Perubahan	Disetujui Oleh
1.0	Juni 2026	Rilis pertama framework	Founder YYZU

Prosedur Revisi Framework

Dokumen ini adalah dokumen hidup yang dapat berkembang seiring pertumbuhan ekosistem YYZU. Namun, setiap perubahan terhadap isi framework wajib mengikuti prosedur berikut:

Usulan perubahan diajukan secara tertulis oleh pengusul (BPH, Mentor aktif, atau Divisi PM).
Usulan dikaji bersama oleh minimal satu Mentor aktif dan Divisi Product & Project Management.
Perubahan disetujui oleh Founder YYZU sebelum diberlakukan.
Versi dokumen diperbarui dan riwayat perubahan dicatat pada tabel di atas.
Seluruh pengurus dan member aktif diberitahu mengenai perubahan yang berlaku.

Tidak ada perubahan terhadap framework yang dapat diberlakukan tanpa melewati prosedur di atas, termasuk perubahan yang bersifat minor.

Referensi Dokumen Terkait

Jenis Proyek - klasifikasi proyek berdasarkan skala dan durasi
Templat Dokumen Proyek - templat wajib dokumentasi proyek
Alur Kerja Proyek - workflow pengerjaan proyek