YYZU Batch 1Event & Planning

Run of Show: Demo Day YYZU Batch 1

Tanggal: 31 Oktober 2026 Waktu: 16:00 - 19:10 WIB (termasuk setup) Platform: [Zoom/Google Meet] Durasi efektif: 3 jam 10 menit

1. Timeline Detail

Waktu	Durasi	Segmen	PIC	Catatan
15:00	30 mnt	Setup teknis	[Koordinator Teknis]	Test link, screen sharing, audio, recording
15:30	30 mnt	Briefing panitia	[Ketua Event]	Review rundown, konfirmasi PIC, cek kesiapan
16:00	10 mnt	Pembukaan	MC	Sambutan, perkenalan juri/mentor, overview acara
16:10	25 mnt	Tim 1: Presentasi + Q&A	MC + Moderator Q&A	15 mnt presentasi + 10 mnt Q&A
16:35	25 mnt	Tim 2: Presentasi + Q&A	MC + Moderator Q&A	15 mnt presentasi + 10 mnt Q&A
17:00	10 mnt	Break 1	[Koordinator Umum]	Background music, countdown timer di layar
17:10	25 mnt	Tim 3: Presentasi + Q&A	MC + Moderator Q&A	15 mnt presentasi + 10 mnt Q&A
17:35	25 mnt	Tim 4: Presentasi + Q&A	MC + Moderator Q&A	15 mnt presentasi + 10 mnt Q&A
18:00	10 mnt	Break 2	[Koordinator Umum]	Background music, countdown timer di layar
18:10	25 mnt	Tim 5: Presentasi + Q&A	MC + Moderator Q&A	15 mnt presentasi + 10 mnt Q&A
18:35	25 mnt	Tim 6: Presentasi + Q&A	MC + Moderator Q&A	15 mnt presentasi + 10 mnt Q&A
19:00	10 mnt	Closing & Penghargaan	MC + [Ketua YYZU]	Pengumuman, sertifikat, foto bersama
19:10	-	Selesai	-	-

2. PIC Per Segmen

Peran	Nama	Tanggung Jawab
Ketua Event	[Nama]	Koordinasi keseluruhan, keputusan last minute
MC / Host	[Nama]	Buka acara, transisi antar sesi, tutup acara
Koordinator Teknis	[Nama]	Setup platform, rekam, screen share, backup link
Moderator Q&A	[Nama]	Kelola pertanyaan di chat/raise hand, filter pertanyaan
PIC Absensi	[Nama]	Catat kehadiran peserta
PIC Dokumentasi	[Nama]	Screenshot, rekam, simpan materi
PIC Narasumber/Juri	[Nama]	Koordinasi dengan mentor/assessor yang hadir
Runner	[Nama]	Backup untuk semua peran, handle masalah mendadak

3. Checklist Persiapan

H-7 (24 Oktober 2026)

Konfirmasi platform (Zoom/Google Meet) dan buat link
Konfirmasi kehadiran mentor/assessor
Kirim undangan Demo Day ke mitra dan tamu undangan
Minta semua tim kirim slide final paling lambat H-3
Siapkan template penilaian untuk juri
Tentukan urutan presentasi tim (undian atau kesepakatan)
Siapkan dokumen Run of Show dan sebar ke panitia

H-3 (28 Oktober 2026)

Konfirmasi ulang kehadiran semua tim (6 tim x 4 orang)
Kumpulkan slide dari semua tim
Test recording tool (OBS/Zoom recording)
Siapkan slide pembuka dan penutup
Siapkan background/overlay untuk break
Kirim reminder ke peserta dan tamu undangan
Briefing panitia: review rundown dan PIC

H-1 (30 Oktober 2026)

Kirim reminder final ke semua peserta dan tamu
Pastikan semua slide sudah masuk dan tidak ada perubahan
Test audio dan video di platform
Siapkan backup device (laptop cadangan)
Siapkan dokumen notulensi (template sudah di-copy)
Pastikan koneksi internet stabil (backup: hotspot HP)
Charge semua device

Hari-H (31 Oktober 2026)

15:00 - Buka room, test semua fitur (share screen, record, chat)
15:00 - Upload semua slide ke satu folder untuk akses cepat
15:30 - Briefing panitia: review PIC, backup plan, komunikasi via WA group
15:45 - Buka akses peserta (waiting room)
15:50 - Welcome screen / slide pembuka di-share
16:00 - Mulai acara sesuai rundown
Setelah selesai - Stop recording, simpan file, backup ke cloud

4. Script MC

Pembukaan (16:00 - 16:10)

Selamat sore, hadirin sekalian.

Selamat datang di Demo Day YYZU Batch 1. Perkenalkan, saya [Nama MC], yang akan menjadi host hari ini.

Hari ini, 6 tim talenta YYZU Batch 1 akan mempresentasikan hasil proyek mereka setelah 18 minggu belajar dan berkembang bersama. Tema batch ini adalah Economic and Education.

Sebelum kita mulai, perkenankan saya memperkenalkan assessor kita hari ini:
1. [Nama Assessor 1], [Posisi/Instansi]
2. [Nama Assessor 2], [Posisi/Instansi]

Untuk teknis hari ini:
- Setiap tim punya waktu 15 menit presentasi dan 10 menit sesi tanya jawab.
- Untuk bertanya, silakan gunakan fitur raise hand atau tulis di chat.
- Acara akan berlangsung sampai sekitar pukul 19:10 WIB.

Tanpa berlama-lama, mari kita mulai dengan Tim pertama.

[Disebutkan nama tim dan judul proyek], selamat datang di panggung.

Transisi Antar Tim (setelah setiap sesi)

Terima kasih kepada [Nama Tim] atas presentasinya. Keren banget proyeknya.

Sekarang, mari kita lanjut ke tim berikutnya: [Nama Tim] dengan proyek "[Judul Proyek]".

[Nama Tim], panggung adalah milik kalian.

Transisi Break

Kita sudah melihat presentasi dari [jumlah] tim. Luar biasa semua!

Sekarang kita istirahat sejenak selama 10 menit. Silakan manfaatkan waktu ini untuk meregangkan badan atau mengisi ulang kopi.

Kita akan kembali pada pukul [jam] WIB dengan [Nama Tim selanjutnya].

Jangan kemana-mana ya!

Closing (19:00 - 19:10)

Terima kasih kepada semua tim yang sudah presentasi hari ini. Kalian sudah menunjukkan kerja keras selama 18 minggu terakhir.

Sebelum kita tutup, mari kita dengar sedikit kata dari [Nama Assessor/Mentor] untuk feedback umum.

[Feedback dari assessor]

Sekarang, saat yang ditunggu-tunggu. Berdasarkan penilaian dari assessor kita hari ini:

- Best Project: [Nama Tim] - [Judul Proyek]
- Best Presentation: [Nama Tim] - [Judul Proyek]
- [Penghargaan lain jika ada]

Selamat kepada semua pemenang!

Terima kasih juga kepada seluruh mentor, narasumber, dan pihak yang sudah mendukung program YYZU Batch 1.

Terima kasih kepada semua peserta yang sudah hadir dan memberikan dukungan.

Ini bukan akhir, tapi awal dari perjalanan kalian selanjutnya. Tetap semangat dan terus berkembang!

Sampai jumpa di kesempatan berikutnya. Sampai jumpa!

5. Backup Plan

Masalah Teknis

Masalah	Solusi	PIC
Link Zoom/Meet tidak bisa diakses	Gunakan link backup yang sudah disiapkan di grup WA	Koordinator Teknis
Screen share tidak berfungsi	Minta presenter kirim file ke host, host yang share	Koordinator Teknis
Audio presenter tidak terdengar	Minta mute/unmute, cek mic, switch ke HP jika perlu	Runner
Koneksi internet presenter putus	Skip ke tim berikutnya, presentasi yang putus dijadwal ulang di akhir	Ketua Event
Recording gagal	Gunakan backup recording (OBS di device lain)	Koordinator Teknis
Platform down total	Pindah ke Google Meet/Zoom backup yang sudah disiapkan	Koordinator Teknis

Tim Tidak Hadir

Kondisi	Solusi	PIC
1 orang tim tidak hadir	Tim tetap presentasi, bagi porsi yang hadir	Ketua Event
Mayoritas tim tidak hadir	Tukar urutan dengan tim berikutnya, tim yang tidak hadir presentasi di akhir jika memungkinkan	Ketua Event
Seluruh tim tidak hadir	Skip ke tim berikutnya, jadwalkan presentasi terpisah di lain hari	Ketua Event
Assessor tidak hadir	Minta assessor kirim penilaian tertulis, tetap lanjutkan presentasi	PIC Narasumber

Masalah Lain

Masalah	Solusi	PIC
Melebihi waktu	MC mengingatkan waktu, skip Q&A jika perlu, potong break	MC
Peserta terlalu sedikit	Tetap lanjutkan, record untuk yang tidak hadir	Ketua Event
Chat tidak sopan	Moderator mute/warning, arahkan ke topik	Moderator Q&A

6. Template Penilaian Demo Day

Untuk mentor/assessor. Bisa diisi via Google Form atau dokumen terpisah.

# Form Penilaian Demo Day YYZU Batch 1
# Assessor: [Nama]
# Tanggal: 31 Oktober 2026

## Petunjuk:
- Beri nilai 1-5 untuk setiap aspek (1 = Sangat Kurang, 5 = Sangat Baik)
- Tulis komentar singkat untuk setiap tim

---

### Tim 1: [Nama Tim] - [Judul Proyek]

| No | Aspek | Nilai (1-5) | Komentar |
|----|-------|-------------|----------|
| 1  | Kualitas konten/materi | | |
| 2  | Struktur presentasi | | |
| 3  | Kejelasan penyampaian | | |
| 4  | Penguasaan materi saat Q&A | | |
| 5  | Visual/slide design | | |
| 6  | Relevansi solusi dengan masalah | | |
| 7  | Originalitas dan kreativitas | | |

Total Nilai: ____
Rata-rata: ____

Komentar Umum:
[]

---

### Tim 2: [Nama Tim] - [Judul Proyek]

[Tabel yang sama seperti di atas]

---

### Tim 3: [Nama Tim] - [Judul Proyek]

[Tabel yang sama]

---

### Tim 4: [Nama Tim] - [Judul Proyek]

[Tabel yang sama]

---

### Tim 5: [Nama Tim] - [Judul Proyek]

[Tabel yang sama]

---

### Tim 6: [Nama Tim] - [Judul Proyek]

[Tabel yang sama]

---

## Rekomendasi Penghargaan

Best Project: [Nama Tim] - Alasan: []
Best Presentation: [Nama Tim] - Alasan: []

Feedback Umum untuk Semua Tim:
[]

7. Komunikasi Panitia (Grup WA)

Pesan Pembuka (H-7)

TIM DEMO DAY - RUNDOWN & PIC

Demo Day: 31 Oktober 2026, 16:00 WIB

PIC:
- Ketua Event: [Nama]
- MC: [Nama]
- Teknis: [Nama]
- Moderator Q&A: [Nama]
- Absensi: [Nama]
- Dokumentasi: [Nama]
- Runner: [Nama]

Link Zoom: [URL]
Link Backup: [URL]

Run of Show sudah di-share di [Notion/Drive]. Mohon dibaca dan dipahami.

Briefing panitia: 15:30 WIB di room yang sama.

Ada pertanyaan? Tanyakan di grup ini.

Pesan Reminder Hari-H (pagi hari)

HARI INI DEMO DAY!

Setup teknis: 15:00 WIB
Briefing: 15:30 WIB
Mulai: 16:00 WIB

Semua PIC wajib join tepat waktu. Cek device, koneksi, dan Run of Show.

Let's go!

Referensi

Template Absensi & Dokumentasi Batch 1

Template pencatatan kehadiran dan dokumentasi event YYZU Batch 1

Laporan Event Batch 1

Template laporan pasca-batch untuk Divisi Event & Planning YYZU