YYZU Batch 1Event & Planning
Template Absensi & Dokumentasi YYZU Batch 1
Dokumen ini berisi template untuk pencatatan kehadiran, dokumentasi event, dan rekap batch.
1. Template Absensi Per Event
Digunakan untuk setiap event (Workshop, Industry Sharing, Sharing Session, dll).
# Absensi Event: [Judul Event]
# Tanggal: [Hari, DD MMMM YYYY]
# Jam: [HH:MM - HH:MM] WIB
# Platform: [Zoom/Google Meet]
# PIC Absensi: [Nama]
| No | Nama | Status | Keterangan |
|----|------|--------|------------|
| 1 | | | |
| 2 | | | |
| 3 | | | |
| 4 | | | |
| 5 | | | |
| 6 | | | |
| 7 | | | |
| 8 | | | |
| 9 | | | |
| 10 | | | |
| 11 | | | |
| 12 | | | |
| 13 | | | |
| 14 | | | |
| 15 | | | |
| 16 | | | |
| 17 | | | |
| 18 | | | |
| 19 | | | |
| 20 | | | |
| 21 | | | |
| 22 | | | |
| 23 | | | |
| 24 | | | |
Keterangan Status:
- Hadir (H)
- Tidak Hadir (TH)
- Hadir Terlambat (HT)
- Izin (I)
Rekap:
- Total Peserta: ____
- Hadir: ____
- Tidak Hadir: ____
- Persentase Kehadiran: ____%2. Template Rekap Kehadiran Per Talenta
Satu file untuk memantau kehadiran seluruh talenta sepanjang 18 minggu.
# Rekap Kehadiran Talenta YYZU Batch 1
# Periode: 12 Juli - 15 November 2026 (18 minggu)
| No | Nama | E01 | E02 | E03 | E04 | E05 | E06 | E07 | E08 | E09 | E10 | E11 | E12 | E13 | E14 | E15 | E16 | E17 | E18 | E19 | E20 | E21 | E22 | E23 | E24 | E25 | E26 | E27 | E28 | E29 | E30 | E31 | E32 | Total Hadir | % | Keterangan |
|----|------|-----|-----|-----|-----|-----|-----|-----|-----|-----|-----|-----|-----|-----|-----|-----|-----|-----|-----|-----|-----|-----|-----|-----|-----|-----|-----|-----|-----|-----|-----|-----|-----|-------------|---|------------|
| 1 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
| 2 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
... (sampai 24 baris)
Kode:
- H = Hadir
- TH = Tidak Hadir
- I = Izin
- HT = Hadir Terlambat
Catatan Event:
| Kode | Tanggal | Judul Event | Jenis |
|------|---------|-------------|-------|
| E01 | | | |
| E02 | | | |
... (sampai E32)
Threshold Kehadiran: Minimum 80% (26 dari 32 event)3. Template Dokumentasi Event
3a. Notulensi
# Notulensi Event: [Judul Event]
# Tanggal: [DD MMMM YYYY]
# Jam: [HH:MM - HH:MM] WIB
# Notulis: [Nama]
## Ringkasan
[Tuliskan ringkasan diskusi/materi dalam 3-5 poin utama]
-
-
-
## Keputusan
[Keputusan yang diambil selama event, jika ada]
-
-
## Action Items
| No | Action Item | PIC | Deadline | Status |
|----|-------------|-----|----------|--------|
| 1 | | | | |
| 2 | | | | |
| 3 | | | | |
## Catatan Tambahan
[Catatan lain yang relevan]
3b. Foto/Screenshot (Guidelines)
# Foto/Screenshot Event: [Judul Event]
# Tanggal: [DD MMMM YYYY]
## Guidelines Pengambilan Screenshot:
1. Ambil minimal 3 screenshot per event:
- Screenshot awal sesi (saat semua peserta sudah masuk)
- Screenshot saat sesi berlangsung (narasumber sedang presentasi)
- Screenshot akhir sesi (sebelum closing)
2. Pastikan terlihat:
- Nama event di title bar/header
- Jumlah peserta
- Tanggal dan waktu
- Narasumber/pembicara (jika ada)
3. Format:
- Simpan sebagai PNG atau JPG
- Simpan di folder: /YYZU-Batch1/Dokumentasi/[Tanggal]-[NamaEvent]/
- Beri nama file: [YYYYMMDD]-[NamaEvent]-[urutan].png
4. Untuk event dengan breakout room:
- Screenshot setiap room secara terpisah
## Daftar File:
| No | Nama File | Deskripsi | Upload ke |
|----|-----------|-----------|-----------|
| 1 | | | |
| 2 | | | |
| 3 | | | |
## Link Dokumentasi
- Google Drive: [Link]
- Notion: [Link]3c. Feedback Pasca Event
# Feedback Event: [Judul Event]
# Tanggal: [DD MMMM YYYY]
Pertanyaan feedback (isi segera setelah event):
1. Seberapa bermanfaat event ini untukmu? (1-5)
1 = Tidak bermanfaat, 5 = Sangat bermanfaat
2. Apa satu hal yang bisa diperbaiki untuk event selanjutnya?
---
Rekap Jawaban:
| No | Nama | Skor (1-5) | Saran Perbaikan |
|----|------|------------|-----------------|
| 1 | | | |
| 2 | | | |
... (sampai 24)
Rata-rata Skor: ____
Saran yang muncul lebih dari 1x:
-
-4. Template Rekap Dokumentasi Batch
Satu file untuk memantau status dokumentasi seluruh event.
# Rekap Dokumentasi YYZU Batch 1
# Periode: 12 Juli - 15 November 2026
| No | Tanggal | Judul Event | Jenis | Absensi | Notulensi | Screenshot | Feedback | Link Dokumentasi | Status |
|----|---------|-------------|-------|---------|-----------|------------|----------|------------------|--------|
| 1 | | | | [x]/[] | [x]/[] | [x]/[] | [x]/[] | | |
| 2 | | | | | | | | | |
| 3 | | | | | | | | | |
... (sampai 32)
Jenis Event:
- WK = Workshop
- IS = Industry Sharing
- SS = Sharing Session
- OB = Onboarding
- MP = MP Kickoff
- DD = Demo Day
- CL = Closing
Status:
- Lengkap = Semua komponen terkumpul
- Parsial = Sebagian terkumpul
- Belum = Belum ada yang terkumpul
Rekap Status:
- Total event: 32
- Dokumentasi lengkap: ____
- Dokumentasi parsial: ____
- Belum terdokumentasi: ____Catatan Penggunaan
- Absensi per event: Isi langsung saat event berlangsung. PIC Absensi bertanggung jawab.
- Rekap kehadiran per talenta: Update setiap selesai event, jangan ditumpuk.
- Notulensi: Dikerjakan oleh notulis yang ditunjuk, selesai maksimal H+1.
- Screenshot: Ambil saat event, jangan di-skip. Simpan langsung ke folder yang benar.
- Feedback: Kumpulkan segera setelah event. Bisa via Google Form atau langsung di chat.
- Rekap dokumentasi: Update setiap selesai event. Jangan sampai ada event tanpa dokumentasi.