YYZU Batch 1Event & Planning
Template Undangan Event YYZU Batch 1
Dokumen ini berisi semua template undangan dan komunikasi event Divisi Event & Planning.
1. Template Undangan Event Standar
Format dasar untuk semua event batch: Workshop, Sharing Session, dll.
Via WhatsApp
Halo, Kak! 👋
[YAZU Batch 1] mengundang Kakak untuk hadir di:
📌 [Judul Event]
📅 [Hari], [Tanggal Bulan Tahun]
🕐 [Jam] WIB
💻 Platform: [Zoom/Google Meet/Platform Lain]
🔗 Link: [URL]
Materi:
[Singkasan materi, 2-3 kalimat]
Silakan RSVP dengan membalas "Hadir" atau "Tidak Hadir" ya, Kak.
Sampai ketemu! 🚀Via Email
Subject: [YYZU Batch 1] Undangan: [Judul Event] - [Tanggal]
Halo [Nama/Talenta YYZU Batch 1],
Kami dari Divisi Event YYZU Batch 1 mengundang Kakak untuk hadir pada:
Judul Event : [Judul]
Tanggal : [Hari], [Tanggal Bulan Tahun]
Waktu : [Jam] s/d [Jam Selesai] WIB
Platform : [Zoom/Google Meet]
Link : [URL]
Deskripsi Singkat:
[Penjelasan materi, 3-4 kalimat]
Narasumber: [Nama Narasumber], [Posisi/Instansi]
Mohon konfirmasi kehadiran dengan membalas email ini paling lambat [Tanggal Deadline RSVP].
Terima kasih.
Salam,
Divisi Event & Planning
YYZU Batch 1Via Notion (Comment/Mention di halaman event)
📌 Undangan Event: [Judul]
📅 [Hari], [Tanggal] | 🕐 [Jam] WIB
💻 [Platform] | 🔗 [Link]
Materi: [Singkasan]
Silakan RSVP di tabel kehadiran di bawah ini ya.2. Template Pengingat H-1 (Reminder)
Via WhatsApp
Pengingat! 🔔
Besok ada event:
📌 [Judul Event]
📅 [Hari], [Tanggal]
🕐 [Jam] WIB
🔗 [Link]
Pastikan koneksi internet stabil dan sudah install aplikasi yang dibutuhkan ya, Kak. Sampai besok!Via Email
Subject: [Reminder] Besok: [Judul Event] - [Tanggal]
Halo Kak,
Pengingat bahwa besok akan dilaksanakan:
Judul : [Judul Event]
Tanggal : [Hari], [Tanggal]
Waktu : [Jam] WIB
Link : [URL]
Yang perlu disiapkan:
- [Persiapan 1]
- [Persiapan 2]
Pastikan hadir tepat waktu. Terima kasih!
Divisi Event & Planning3. Template Follow-Up Pasca Event (Terima Kasih + Notulensi)
Via WhatsApp
Terima kasih sudah hadir di [Judul Event] tadi! 🙏
Ringkasan materi:
- [Poin 1]
- [Poin 2]
- [Poin 3]
Notulensi lengkap bisa dilihat di: [Link Notion/Drive]
Ada pertanyaan atau feedback? Silakan balas pesan ini ya.
Sampai jumpa di event selanjutnya! 💪Via Email
Subject: [Follow-Up] [Judul Event] - Notulensi & Terima Kasih
Halo Kak,
Terima kasih atas kehadiran di [Judul Event] pada [Tanggal].
Berikut ringkasan singkat:
- [Poin materi 1]
- [Poin materi 2]
- [Poin materi 3]
Keputusan/Action Items:
- [Action item 1]
- [Action item 2]
Notulensi lengkap: [Link]
Dokumentasi (screenshot/record): [Link]
Feedback dari event ini sangat kami harapkan:
https://[link-form-feedback]
Terima kasih!
Divisi Event & Planning
YYZU Batch 14. Template Undangan Industry Sharing (Formal, untuk Narasumber External)
Undangan untuk Narasumber (Email)
Subject: Undangan Narasumber: Industry Sharing YYZU Batch 1 - [Topik]
Yth. [Nama Narasumber],
Salam hangat dari YYZU Batch 1.
Kami dari panitia YYZU Batch 1 dengan hormat mengundang Bapak/Ibu [Nama] sebagai narasumber pada acara Industry Sharing kami.
Detail Acara:
Tanggal : [Hari], [Tanggal Bulan Tahun]
Waktu : [Jam] s/d [Jam Selesai] WIB
Platform : [Zoom/Google Meet]
Durasi : [60-90 menit] (termasuk sesi tanya jawab)
Peserta : [Jumlah] talenta YYZU Batch 1
Topik yang diharapkan:
[Topik spesifik, 2-3 kalimat konteks]
Teknis:
- Presentasi menggunakan screen share
- Sesi presentasi [45 menit] + Q&A [15-30 menit]
- Moderasi akan dibantu oleh panitia
Apakah Bapak/Ibu berkenan hadir? Kami sangat menghargai kesediaan waktu dan berbagi ilmu kepada peserta kami.
Mohon konfirmasi kehadiran paling lambat [Tanggal].
Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
[Nama PIC]
Divisi Event & Planning
YYZU Batch 1
[Email] | [No. HP]Undangan untuk Peserta (WhatsApp/Email)
📌 Industry Sharing: [Topik]
Narasumber: [Nama], [Posisi] di [Perusahaan/Instansi]
📅 [Hari], [Tanggal]
🕐 [Jam] WIB
💻 [Platform] | 🔗 [Link]
Ini kesempatan langka buat dengerin langsung dari praktisi di industri. Siapkan pertanyaan kalian ya!
RSVP dengan balas "Hadir" / "Tidak Hadir"5. Template Undangan Demo Day
Untuk Mitra & Tamu Undangan (Email Formal)
Subject: Undangan Demo Day YYZU Batch 1 - 31 Oktober 2026
Yth. [Nama Tamu/Mitra],
Dengan bangga kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir di acara Demo Day YYZU Batch 1, di mana 6 tim talenta kami akan mempresentasikan hasil proyek mereka setelah 18 minggu pembelajaran dan pengembangan.
Detail Acara:
Tanggal : 31 Oktober 2026
Waktu : 16:00 - 19:10 WIB
Platform : [Zoom/Google Meet]
Link : [URL]
Agenda:
- 6 tim presentasi (masing-masing 15 menit presentasi + 10 menit Q&A)
- Sesi penghargaan
- Networking
Tentang YYZU:
YYZU adalah program pengembangan talenta muda berdurasi 18 minggu dengan fokus pada tema Economic & Education. Batch 1 melibatkan 24 talenta yang dibagi dalam 6 tim.
Kehadiran Bapak/Ibu sangat berarti bagi para talenta kami.
Mohon konfirmasi kehadiran paling lambat [Tanggal].
Hormat kami,
[Nama PIC]
Divisi Event & Planning
YYZU Batch 1Untuk Peserta Internal (WhatsApp)
🏆 DEMO DAY YYZU Batch 1
Sudah waktunya menunjukkan hasil kerja keras kalian selama 18 minggu!
📅 31 Oktober 2026
🕐 16:00 - 19:10 WIB
💻 [Platform] | 🔗 [Link]
6 tim akan presentasi hasil proyek di hadapan mentor dan tamu undangan.
Untuk tim yang presentasi:
- Siapkan slide dan demo
- Latihan presentasi maksimal 15 menit
- Pastikan koneksi dan perangkat berfungsi
Untuk semua peserta:
- Wajib hadir sebagai dukungan untuk tim lain
- Berikan feedback yang konstruktif
See you there! 🚀Catatan Penggunaan Template
- Ganti semua
[placeholder]dengan informasi aktual sebelum mengirim. - Untuk event reguler (Workshop, Sharing Session), gunakan Template #1.
- Untuk Industry Sharing dengan narasumber external, gunakan Template #4 (undangan formal untuk narasumber) + Template #1 atau #4b (undangan untuk peserta).
- Untuk Demo Day, gunakan Template #5a untuk tamu undangan/mitra dan #5b untuk peserta internal.
- Reminder H-1 wajib dikirim untuk semua event.
- Follow-up pasca event wajib dikirim maksimal H+1 setelah event.
- Sesuaikan bahasa dengan channel (WhatsApp lebih kasual, email lebih formal, Notion singkat dan langsung).