Panduan Fasilitator: Workflow Simulation W2

Event: Workflow Simulation
Hari/Tanggal: 25 Juli 2026
Waktu: 16:00 - 18:00 WIB
Durasi: 2 jam (120 menit)
Peserta: Semua Talenta Batch 1
Fasilitator: Divisi Learning & Curriculum

---

Tujuan

Membiasakan talenta dengan workflow kolaborasi sebelum project dimulai. Melalui simulasi ini, talenta akan merasakan langsung bagaimana sprint planning, pengelolaan task, daily standup, code review, dan pitching dilakukan dalam skenario yang realistis.

---

Run of Show

1. Pembukaan (5 menit)

• Sambutan dari fasilitator.
• Jelaskan tujuan sesi: "Hari ini kita akan simulasi workflow yang akan kita pakai selama project. Tujuannya supaya kalian terbiasa sebelum mulai kerja project yang sesungguhnya."
• Overview rangkaian simulasi.

2. Penjelasan Scrumban Singkat (10 menit)

Jelaskan konsep Scrumban secara ringkas:

• Dari Scrum: Sprint (periode kerja 2 minggu), sprint planning, daily standup, sprint review, retrospective.
• Dari Kanban: Board visual (To Do → In Progress → Done), WIP limit, continuous flow.
• Kombinasi: Kita pakai sprint untuk perencanaan, Kanban board untuk visualisasi progress, dan standup untuk koordinasi harian.

Gunakan slide atau whiteboard untuk menjelaskan visualisasi Kanban board.

3. Simulasi Sprint Planning (20 menit)

Langkah:

1. Bagi peserta menjadi kelompok kecil (3-4 orang). Usahakan campuran track.
2. Setiap kelompok mendapat 1 skenario project (lihat bagian Skenario di bawah).
3. Setiap kelompok memiliki 15 menit untuk menyusun sprint plan:
   • Tentukan sprint goal (apa yang ingin dicapai dalam 1 sprint).
   • Pecah goal menjadi daftar task yang spesifik.
   • Tetapkan penanggung jawab untuk setiap task.
   • Estimasi ukuran task (S/M/L).
4. Setiap kelompok presentasikan sprint plan-nya secara singkat (1 menit per kelompok).

Yang perlu disiapkan: Kertas/post-it, spidol, template sprint planning.

4. Simulasi Kanban (15 menit)

Langkah:

1. Setiap kelompok membuat Kanban board sederhana di kertas besar atau papan tulis dengan kolom: Backlog, To Do, In Progress, Review, Done.
2. Pindahkan task dari sprint plan ke kolom To Do.
3. Simulasikan pergerakan task: setiap anggota memindahkan task-nya ke "In Progress", lalu ke "Review", lalu ke "Done".
4. Terapkan WIP limit: maksimal 2 task "In Progress" per orang.
5. Identifikasi situasi ketika WIP limit tercapai (task harus menunggu atau blocker muncul).

Diskusi singkat: Apa yang terjadi ketika terlalu banyak task "In Progress" sekaligus?

5. Simulasi Daily Standup (15 menit)

Langkah:

1. Setiap kelompok berdiri (jika memungkinkan) dan melakukan standup.
2. Setiap anggota menjawab 3 pertanyaan dalam 2 menit:
   • Apa yang saya kerjakan terakhir kali?
   • Apa yang akan saya kerjakan selanjutnya?
   • Apa yang menghalangi saya (blocker)?
3. Fasilitator mengawasi waktu dan memastikan setiap orang mendapat giliran.
4. Setelah standup, diskusi singkat: apa yang terasa berbeda dibanding rapat biasa?

Tips untuk fasilitator: Jika ada yang terlalu lama, ingatkan batas waktu dengan sopan.

6. Simulasi Code Review (20 menit)

Langkah:

1. Fasilitator membagikan contoh kode atau desain yang sudah disiapkan (lihat bagian Materi yang Perlu Disiapkan).
2. Setiap peserta melakukan review individu selama 8 menit menggunakan checklist:
   • Apakah kode/desain mudah dipahami?
   • Apakah ada error atau inkonsistensi?
   • Apakah naming convention sudah konsisten?
   • Apakah ada bagian yang bisa disederhanakan?
   • Apakah sudah mengikuti best practices?
3. Diskusikan hasil review per kelompok (7 menit).
4. Fasilitator menekankan: feedback harus spesifik, konstruktif, dan sopan.

Contoh feedback yang baik: "Variabel ini bisa dinamai userAge agar lebih jelas."
Contoh feedback yang kurang baik: "Kodenya jelek."

7. Simulasi Pitching (20 menit)

Langkah:

1. Setiap kelompok menyiapkan pitch selama 10 menit.
2. Format pitch (3 menit per kelompok):
   • Masalah: masalah apa yang ingin diselesaikan? (30 detik)
   • Solusi: bagaimana project ini menyelesaikan masalah? (1 menit)
   • Eksekusi: apa yang akan dikerjakan dan siapa yang bertanggung jawab? (1 menit)
   • Tanya jawab singkat (30 detik)
3. Kelompok lain memberikan 1 feedback positif dan 1 saran perbaikan.
4. Fasilitator mencatat pola feedback untuk debrief.

8. Debrief (15 menit)

Diskusi terbuka dengan semua peserta:

• Apa yang dipelajari hari ini?
  • Minta 3-5 orang berbagi satu hal yang mereka pelajari.
• Apa yang masih membingungkan?
  • Catat pertanyaan dan jawab sebisa mungkin, atau arahkan ke resource yang tepat.
• Persiapan untuk Mini Project:
  • Jelaskan bahwa Mini Project dimulai minggu depan.
  • Pastikan semua sudah menyelesaikan checklist onboarding.
  • Informasikan bahwa mentor akan di-assign per kelompok.

---

Skenario Simulasi

Skenario A: Platform Edukasi UMKM

Deskripsi: Platform web sederhana yang membantu pelaku UMKM belajar digital marketing melalui modul interaktif.

Fitur utama:

• Halaman registrasi dan login.
• Daftar modul belajar (video + teks).
• Quiz setelah setiap modul.
• Dashboard progress belajar.

Tim: 4 orang (1 PM, 1 UI/UX, 1 Web Dev, 1 QA).

---

Skenario B: Dashboard Pencari Beasiswa

Deskripsi: Dashboard yang membantu mahasiswa mencari, membandingkan, dan memantau status aplikasi beasiswa.

Fitur utama:

• Pencarian beasiswa berdasarkan kriteria.
• Checklist dokumen per beasiswa.
• Deadline tracker dengan notifikasi.
• Status aplikasi (draft, submitted, diterima, ditolak).

Tim: 4 orang (1 PM, 1 UI/UX, 1 Software Dev, 1 Data & AI).

---

Skenario C: Aplikasi Literasi Keuangan untuk Remaja

Deskripsi: Aplikasi mobile yang membantu remaja belajar mengelola keuangan sehari-hari.

Fitur utama:

• Catatan pemasukan dan pengeluaran.
• Kategori pengeluaran otomatis.
• Tips menabung mingguan.
• Simulasi anggaran bulanan.

Tim: 3 orang (1 PM, 1 Mobile Dev, 1 UI/UX).

---

Checklist Persiapan Fasilitator

Lakukan persiapan berikut minimal 2 hari sebelum event:

• Siapkan slide atau materi penjelasan Scrumban.
• Cetak atau siapkan skenario simulasi (3 skenario).
• Siapkan template sprint planning (cetak atau digital).
• Siapkan kertas/post-it dan spidol untuk Kanban board.
• Siapkan contoh kode atau desain untuk simulasi code review.
• Siapkan checklist code review.
• Siapkan timer atau stopwatch.
• Tentukan pembagian kelompok (campuran track, 3-4 orang per kelompok).
• Siapkan ruangan dengan layout yang mendukung kerja kelompok.
• Kirim reminder ke peserta H-1 beserta informasi waktu dan tempat.
• Koordinasi dengan co-fasilitator (jika ada) untuk pembagian peran.

---

Materi yang Perlu Disiapkan

Materi	Jumlah	Keterangan
Kertas HVS A4	50 lembar	Untuk sprint plan dan catatan
Post-it note	3-4 bungkus	Untuk task di Kanban board
Spidol warna	10-15 buah	Untuk menulis di post-it dan board
Kertas plano / papan tulis	3-4 lembar	Untuk Kanban board per kelompok
Printout skenario	3-4 set	1 set per skenario, per kelompok
Printout template sprint plan	15-20 lembar	1 per peserta atau per kelompok
Printout checklist code review	15-20 lembar	1 per peserta
Contoh kode (file)	2-3 file	Sudah disiapkan di laptop/projector
Laptop + projector	1 set	Untuk presentasi fasilitator
Timer / stopwatch	1 buah	Untuk mengatur waktu simulasi