YYZU Batch 1SDM
Koordinasi Mentor YYZU Batch 1
Panduan lengkap untuk Divisi SDM dalam mengkoordinasikan mentor selama Batch 1 berlangsung.
1. Template Undangan Mentor
Template Email/DM Undangan
Subject: Undangan Mentor YYZU Batch 1 - Economic & Education Theme
Halo [Nama Mentor],
Saya [Nama], dari Divisi SDM YYZU.
YYZU adalah komunitas belajar kolaboratif yang mengembangkan talenta digital muda Indonesia. Kami sedang mempersiapkan Batch 1 dengan tema "Economic & Education" yang akan berlangsung selama 18 minggu (12 Juli - 15 November 2026).
Kami mengundang Kak [Nama] untuk bergabung sebagai mentor di track [Track]. Berikut informasi singkatnya:
- Durasi: 18 minggu
- Komitmen: 2-4 jam per minggu (bisa nego)
- Format: online (Zoom/Meet) + async (Notion, GitHub)
- Tanggung jawab: membimbing talenta, memberikan feedback, assess project
Jika tertarik, silakan balas pesan ini atau hubungi saya di [kontak] untuk diskusi lebih lanjut.
Terima kasih!
Salam,
[Nama]
Divisi SDM YYZU
[No. HP/Email]Template Follow-Up (jika tidak ada balasan dalam 3 hari)
Halo Kak [Nama],
Saya follow-up mengenai undangan mentor YYZU Batch 1 yang saya kirim sebelumnya.
Apakah Kak [Nama] berkesempatan untuk mempertimbangkannya? Jika ada pertanyaan atau butuh info lebih lanjut, saya siap membantu.
Terima kasih!
Salam,
[Nama]2. Jadwal Kehadiran Mentor Per Minggu
| Minggu | Tanggal | Event | Mentor yang Dibutuhkan | Status |
|---|---|---|---|---|
| W1 | 13-19 Jul | Onboarding Session | Semua mentor (perkenalan) | |
| W2 | 20-26 Jul | Workshop Track | Web Dev, UI/UX, PM, QA, Data & AI | |
| W3 | 27 Jul-2 Ags | Workshop Track | Web Dev, UI/UX, PM, QA, Data & AI | |
| W4 | 3-9 Ags | Mentoring Session | Semua mentor (per track) | |
| W5 | 10-16 Ags | Workshop Track | Web Dev, UI/UX, PM, QA, Data & AI | |
| W6 | 17-23 Ags | Mentoring Session | Semua mentor (per track) | |
| W7 | 24-30 Ags | Sprint Review 1 | Semua mentor (review collab project) | |
| W8 | 31 Ags-6 Sep | Workshop Track | Web Dev, UI/UX, PM, QA, Data & AI | |
| W9 | 7-13 Sep | Mentoring Session | Semua mentor (per track) | |
| W10 | 14-20 Sep | Sharing Session | 1-2 mentor (sharing pengalaman) | |
| W11 | 21-27 Sep | Workshop Track | Web Dev, UI/UX, PM, QA, Data & AI | |
| W12 | 28 Sep-4 Okt | Mentoring Session | Semua mentor (per track) | |
| W13 | 5-11 Okt | Sprint Review 2 | Semua mentor (review collab project) | |
| W14 | 12-18 Okt | Workshop Track | Web Dev, UI/UX, PM, QA, Data & AI | |
| W15 | 19-25 Okt | Mentoring Session | Semua mentor (per track) | |
| W16 | 26 Okt-1 Nov | Assessment Period | Semua mentor (assess project) | |
| W17 | 2-8 Nov | Feedback Session | Semua mentor (hadir untuk feedback) | |
| W18 | 9-15 Nov | Closing & Sertifikat | Semua mentor (closing) |
Status Kehadiran
Gunakan kode berikut untuk mengisi kolom Status:
- C: Confirmed (sudah konfirmasi hadir)
- P: Pending (belum konfirmasi)
- A: Absent (tidak bisa hadir, perlu pengganti)
- R: Replaced (sudah ada pengganti)
3. Checklist Koordinasi Mentor
Pre-Batch (Sebelum 12 Juli)
-
Undang mentor
- Kirim undangan ke minimal 5 calon mentor (1 per track)
- Target: minimal 1 mentor per track confirmed
- Deadline undangan: 28 Juni 2026
-
Konfirmasi availability
- Minta mentor mengisi form availability (hari, jam yang bisa)
- Cocokkan dengan jadwal event YYZU
- Deadline konfirmasi: 5 Juli 2026
-
Brief mentor tentang YYZU
- Kirim brief document (template di bawah)
- Jadwalkan call/video 30 menit untuk perkenalan
- Deadline brief: 10 Juli 2026
-
Setup akses mentor
- Berikan akses ke Notion workspace YYZU
- Tambahkan ke grup Discord/Telegram mentor
- Pastikan mentor punya akses ke semua tools yang dibutuhkan
During Batch (12 Juli - 15 November)
-
Reminder sebelum event
- Kirim reminder H-1 sebelum event
- Konfirmasi kehadiran mentor
- Jika mentor berhalangan, cari pengganti segera
-
Follow-up setelah event
- Kirim terima kasih setelah event
- Minta feedback dari mentor tentang sesi
- Catat kontribusi mentor
-
Rekap kontribusi mentor
- Update jadwal kehadiran per minggu
- Hitung total jam kontribusi per mentor
- Catat feedback dan masukan dari mentor
Post-Batch (Setelah 15 November)
-
Apresiasi mentor
- Kirim ucapan terima kasih personal
- Berikan sertifikat mentor (jika ada)
- Berikan small gesture apresiasi (opsional)
-
Feedback dari mentor
- Kirim survei singkat ke mentor
- Minta masukan untuk batch selanjutnya
- Tanya minat untuk mentor lagi di batch depan
-
Rekomendasi untuk batch depan
- Rekap semua feedback mentor
- Identifikasi mentor yang mau lanjut
- Identifikasi kebutuhan mentor baru
- Susun rekomendasi untuk Koordinator Umum
4. Template Brief Mentor
BRIEF MENTOR YYZU BATCH 1
Dokumen ini berisi informasi penting untuk mentor YYZU Batch 1.
1. TENTANG YYZU
- Komunitas belajar kolaboratif untuk talenta muda Indonesia
- Fokus: mengembangkan skill digital melalui praktik langsung
- Batch 1: 18 minggu, 12 Juli - 15 November 2026
- Tema: Economic & Education
2. PERAN MENTOR
- Membimbing talenta dalam memahami materi dan mengerjakan project
- Memberikan feedback konstruktif atas project talenta
- Menilai project talenta menggunakan rubric yang disediakan
- Berbagi pengalaman dan insight dari industri/profesi
3. JADWAL KOMITMEN
- Total: 2-4 jam per minggu
- Breakdown:
* Workshop/mentoring session: 1-2 jam per sesi
* Review project: 1-2 jam per minggu (async)
- Jumlah sesi per batch: tergantung jadwal (lihat tabel jadwal)
4. TRACK YANG DIBIMBING
- Track: [Track yang ditugaskan]
- Jumlah talenta: [Jumlah]
- Tools yang digunakan: [Tools per track]
5. KONTAK
- Koordinator SDM: [Nama] - [No. HP/Email]
- Koordinator Umum: [Nama] - [No. HP/Email]
- Grup mentor: [Link Discord/Telegram]
6. AKSES YANG DIBERIKAN
- Notion workspace YYZU
- Grup Discord/Telegram mentor
- Google Drive folder bersama
- Akses ke project talenta (GitHub/Figma/dsb)
7. YANG DIHARAPKAN DARI MENTOR
- Hadir tepat waktu pada sesi yang dijadwalkan
- Memberikan feedback dalam 3 hari setelah diminta
- Mengisi form evaluasi project talenta
- Berkomunikasi proaktif jika ada kendala
8. TIPS MENJADI MENTOR YANG EFEKTIF
- Dengarkan dulu, berikan solusi setelah
- Berikan feedback yang spesifik dan actionable
- Dorong talenta untuk mencoba sendiri sebelum dibantu
- Bagikan pengalaman nyata, bukan hanya teori
- Sabar dan suportif, terutama untuk talenta yang baru mulai
Terima kasih sudah menjadi bagian dari YYZU!
Divisi SDM YYZU5. Template Komunikasi Rutin ke Mentor
Reminder Sebelum Event (H-1)
Halo Kak [Nama],
Reminder: besok ada [Nama Event] pukul [Waktu] WIB.
Link: [Zoom/Meet link]
Materi: [Link materi jika ada]
Mohon konfirmasi kehadiran dengan membalas pesan ini.
Terima kasih!
[Nama] - Divisi SDMFollow-Up Setelah Event
Halo Kak [Nama],
Terima kasih sudah hadir di [Nama Event] hari ini!
Beberapa hal:
1. Apakah ada feedback tentang sesi hari ini?
2. Apakah ada hal yang perlu diperbaiki untuk sesi berikutnya?
Jika ada pertanyaan atau masukan, silakan sampaikan.
Terima kasih!
[Nama] - Divisi SDMApresiasi Post-Batch
Halo Kak [Nama],
Batch 1 YYZU sudah berakhir! Saya mewakili Divisi SDM dan seluruh tim YYZU ingin mengucapkan TERIMA KASIH yang sebesar-besarnya atas kontribusi Kak [Nama] sebagai mentor.
[Kak [Nama] telah berkontribusi selama [X] minggu dengan total [Y] jam.]
Masukan dan bimbingan Kak [Nama] sangat berharga bagi perkembangan talenta YYZU.
Jika berkenan, kami ingin mendengar feedback Kak [Nama] tentang pengalaman mentoring di YYZU melalui survei singkat ini: [link survei]
Sekali lagi, terima kasih. Semoga kita bisa berkolaborasi lagi di kesempatan berikutnya!
Salam,
[Nama]
Divisi SDM YYZU6. Daftar Kontak Mentor
| Nama | Track | No. HP | Status | Catatan | |
|---|---|---|---|---|---|
| Web Development | |||||
| UI/UX Design | |||||
| Product Management | |||||
| Quality Assurance | |||||
| Data & AI |
Status Mentor
- A: Aktif (mentor aktif di batch ini)
- I: Inaktif (sedang tidak aktif)
- P: Prospek (calon mentor untuk batch depan)
7. Catatan Pelaksanaan
Timeline Koordinasi Mentor
| Tahap | Tanggal | Deadline |
|---|---|---|
| Kirim undangan | 21 Juni 2026 | 28 Juni 2026 |
| Konfirmasi availability | 29 Juni 2026 | 5 Juli 2026 |
| Brief mentor | 6 Juli 2026 | 10 Juli 2026 |
| Setup akses | 10 Juli 2026 | 11 Juli 2026 |
| Batch mulai | 12 Juli 2026 | - |
| Batch selesai | 15 November 2026 | - |
| Apresiasi & feedback | 16 November 2026 | 22 November 2026 |
| Rekap & rekomendasi | 23 November 2026 | 30 November 2026 |
Tips Koordinasi Mentor
- Mulai undang mentor lebih awal - minimal 3 minggu sebelum batch mulai
- Buat grup mentor terpisah - untuk koordinasi internal mentor
- Jadwalkan call perkenalan - sebelum batch mulai, kenalkan mentor satu sama lain
- Dokumentasikan semua - catat semua konfirmasi, feedback, dan kontribusi
- Jaga hubungan baik - mentor adalah aset, rawat hubungan baik dengan mereka