Workshop: Scrumban Workflow
Event: Workshop Scrumban YYZU Batch 1 Durasi: 2.5 jam (150 menit) Peserta: Semua talenta YYZU Batch 1
Daftar Isi
- Apa itu Scrumban?
- Kenapa YYZU Pakai Scrumban?
- Kanban Board: Cara Baca, Cara Pakai
- Sprint Ceremonies
- WIP Limit & Kenapa Penting
- Role dalam Tim
- Hands-on Exercise: Simulasi Sprint Planning
1. Apa itu Scrumban?
Scrumban adalah metodologi yang menggabungkan dua pendekatan Agile:
Scrum:
- Sprint berdurasi tetap (time-boxed).
- Ada ceremonies: planning, daily, review, retro.
- Fokus pada iterasi dan peningkatan berkelanjutan.
Kanban:
- Alur kerja visual di papan (board).
- Fokus pada throughput dan mengurangi work-in-progress.
- Tidak ada sprint, alirkan task terus menerus.
Scrumban:
- Pakai sprint dari Scrum (ada siklus 2 mingguan).
- Pakai Kanban board untuk visualisasi alur kerja.
- Fleksibel: tidak seketat Scrum, lebih terstruktur dari Kanban murni.
2. Kenapa YYZU Pakai Scrumban?
- Visualisasi jelas: Semua task terlihat di board. Siapa mengerjakan apa, status apa, semuanya transparan.
- Fleksibel: Talenta dengan berbagai track (dev, design, PM, QA) bisa pakai framework yang sama tanpa harus mengikuti aturan Scrum yang kaku.
- Disiplin waktu: Sprint 2 mingguan memaksa semua orang punya target dan deadline.
- Kolaborasi lintas track: Kanban board memudahkan koordinasi saat kerja tim, baik dengan orang dari track sama maupun berbeda.
- Mirip industri nyata: Banyak perusahaan tech pakai Scrumban atau variasinya. Talenta langsung terbiasa.
3. Kanban Board: Cara Baca, Cara Pakai
Kolom Standar
| Backlog | To Do | In Progress | Review | Done |- Backlog: Daftar semua task yang belum diprioritaskan.
- To Do: Task yang sudah dipilih untuk sprint ini, belum dikerjakan.
- In Progress: Sedang dikerjakan.
- Review: Selesai dikerjakan, perlu review atau approval.
- Done: Selesai dan disetujui.
Cara Pakai
- Buat task di kolom Backlog. Tulis deskripsi yang jelas.
- Sprint Planning: Pindahkan task dari Backlog ke To Do.
- Mulai kerja: Pindahkan task ke In Progress, assign ke diri sendiri.
- Selesai: Pindahkan ke Review.
- Disetujui: Pindahkan ke Done.
Aturan Penting
- Satu task = satu hal. Jangan gabung banyak hal dalam satu task.
- Task harus punya deskripsi, assignee, dan label/track.
- Update board setiap hari, minimal sekali.
- Kalau task tidak di board, berarti tidak ada.
4. Sprint Ceremonies
4.1 Sprint Planning
Apa: Sesi untuk menentukan task apa yang masuk sprint berikutnya. Kapan: Awal setiap sprint (Senin pertama sprint, atau Selasa jika Seni libur). Siapa: Semua anggota tim. Durasi: 30-60 menit.
Format:
- Review backlog: apa saja task yang tersedia.
- Estimasi: setiap task diberi estimasi ukuran (S, M, L).
- Pilih task: pindahkan dari Backlog ke To Do berdasarkan prioritas.
- Assign: setiap task punya penanggung jawab.
- Set goal: apa target sprint ini? (misal: "selesai prototype halaman utama").
Output: Kanban board terisi di kolom To Do, sprint goal jelas.
4.2 Daily Sync
Apa: Check-in singkat untuk update progres. Kapan: Setiap hari kerja (atau minimal 3x seminggu). Siapa: Semua anggota tim. Durasi: 15 menit (atau async via chat).
Format Standup (3 pertanyaan):
- Kemarin saya mengerjakan apa?
- Hari ini saya akan mengerjakan apa?
- Ada blocker atau halangan?
Async option: Jika tidak bisa meeting, tulis jawaban 3 pertanyaan di grup chat setiap hari sebelum jam 12:00 WIB.
4.3 Sprint Review
Apa: Presentasi hasil kerja sprint kepada tim dan mentor. Kapan: Akhir setiap sprint. Siapa: Semua anggota tim, mentor, dan panitia. Durasi: 30-60 menit.
Format:
- Demo: tunjukkan apa yang sudah selesai (screen recording, prototype, dokumen).
- Walkthrough Kanban board: task apa saja yang selesai, mana yang belum.
- Feedback dari mentor/tim.
- Catatan untuk perbaikan.
4.4 Retrospective
Apa: Refleksi proses kerja, bukan hasil produk. Kapan: Setelah Sprint Review, akhir setiap sprint. Siapa: Semua anggota tim. Durasi: 20-30 menit.
Format:
- What went well? Apa yang berjalan baik di sprint ini?
- What didn't go well? Apa yang bermasalah?
- Action items: Apa yang akan diperbaiki di sprint berikutnya?
Tips: Tulis semua di dokumen bersama. Action item harus spesifik dan punya penanggung jawab.
5. WIP Limit & Kenapa Penting
WIP (Work In Progress) Limit adalah batasan jumlah task yang boleh ada di kolom "In Progress" secara bersamaan.
Contoh
Jika WIP limit = 3, maka maksimal 3 task di kolom In Progress. Kalau mau mulai task ke-4, harus selesaikan salah satu dulu.
Kenapa Penting?
- Fokus. Terlalu banyak task paralel = tidak ada yang selesai.
- Kualitas. Lebih baik 2 task selesai dengan baik daripada 5 task setengah jadi.
- Deteksi bottleneck. Jika kolom In Progress penuh terus, berarti ada masalah di alur kerja.
- Kolaborasi. Jika kamu stuck, bisa bantu orang lain karena task kamu sudah di limit.
Rekomendasi WIP Limit
- Individu: 1-2 task sekaligus.
- Tim kecil (4 orang): 3-4 task sekaligus di In Progress.
6. Role dalam Tim
Project Leader (PL)
- Memastikan sprint berjalan sesuai rencana.
- Memimpin sprint planning, review, dan retro.
- Memastikan semua anggota aktif dan berkontribusi.
- Bukan bos. Koordinator.
Anggota
- Kontribusi sesuai keahlian track masing-masing.
- Mengerjakan task sesuai bidang: coding, desain, testing, dokumentasi, dll.
- Update progres di Kanban board.
- Berpartisipasi dalam review.
Komposisi tim wajib lintas track — anggota WAJIB berasal dari track berbeda (minimal 2 track berbeda dalam 1 tim). PL bisa dari track mana saja.
7. Hands-on Exercise: Simulasi Sprint Planning (30 menit)
Tujuan
Merasakan langsung bagaimana sprint planning bekerja.
Setup (5 menit)
- Bagi peserta ke dalam kelompok 4 orang.
- Setiap kelompok buat Kanban board sederhana (bisa pakai Trello, Notion, atau sticky notes di Miro).
- Tentukan PL untuk setiap kelompok.
Scenario
"Tim kalian diminta membuat landing page untuk platform edukasi online. Target: selesai dalam 1 sprint (2 minggu)."
Langkah (20 menit)
Step 1: Brainstorm task (5 menit)
- Tulis semua task yang diperlukan untuk membuat landing page.
- Contoh: desain hero section, buat wireframe, coding halaman, tulis copywriting, testing responsif, deploy.
Step 2: Estimasi (5 menit)
- Setiap task diberi ukuran: S (1-2 hari), M (3-5 hari), L (5+ hari).
- Diskusikan kenapa task tertentu ukurannya S, M, atau L.
Step 3: Pilih task untuk sprint (5 menit)
- Dari semua task, pilih mana yang masuk sprint ini.
- Pertimbangkan: prioritas, kapasitas tim, ketergantungan antar task.
- Pindahkan ke kolom To Do.
Step 4: Assign task (5 menit)
- Setiap task punya penanggung jawab.
- Pastikan tidak ada orang yang kelebihan task.
- Set WIP limit untuk In Progress.
Debrief (5 menit)
- Diskusi: apa yang sulit? Bagaimana memutuskan prioritas?
- PL share pengalaman jadi koordinator.
- Fasilitator rangkum pembelajaran.
Rangkuman Workshop
| Konsep | Intinya |
|---|---|
| Scrumban | Sprint dari Scrum + visualisasi dari Kanban |
| Kanban Board | Visualisasi alur kerja: Backlog > To Do > In Progress > Review > Done |
| Sprint Planning | Tentukan task untuk sprint berikutnya |
| Daily Sync | 15 menit, 3 pertanyaan, setiap hari |
| Sprint Review | Demo hasil kerja, ambil feedback |
| Retrospective | Refleksi proses, buat action item |
| WIP Limit | Batasi task paralel, fokus pada penyelesaian |
| Role |
Catatan untuk Fasilitator
- Pastikan semua peserta punya akses ke tool Kanban (Trello/Notion/Miro) sebelum workshop.
- Hands-on exercise lebih penting daripada presentasi teori. Berikan minimal 30 menit untuk simulasi.
- Jika ada peserta dari track non-dev, tekankan bahwa Scrumban juga berlaku untuk PM, QA, dan Designer.
- Siapkan contoh Kanban board yang sudah terisi sebagai referensi visual.